Facture pour auto-entrepreneur, guide et mode d'emploi

écrit le jeudi 24 janvier 2019 - Voir les commentaires

Ça y est, vous avez décidé vous lancer en tant qu'auto-entrepreneur (micro-entrepreneur). Vous avez même trouvé votre premier client et est arrivé le moment de créer votre première facture…

Mais les factures sont elles vraiment une obligation pour les auto-entrepreneurs ? Et quelles informations doivent y figurer ? Faut-il utiliser un logiciel de facturation ?

Pas de panique. Nous vous expliquons tout, pas à pas.

🎁Bonus : nous vous avons même préparé un modèle de facture, disponible 👉ici.

En tant qu'auto-entrepreneur, suis-je obligé de faire des factures ?

En bref : Oui.

Si votre client est un professionnel, il est obligatoire d'établir une facture car celle-ci sert de preuve juridique et de justificatif pour votre comptabilité.

Si votre client est un particulier, les factures ne sont pas une obligation légale sauf pour la vente à distance (e-commerce, vente par correspondance, vente par des plateformes comme Etsy…). Néanmoins, il vous faudra généralement réaliser une "note", ce qui revient quasiment au même. Et puisque des logiciels de facturation vous permettent d'éditer une facture en quelques secondes, ces "notes" offrent peu d'intérêt.

Les "notes" sont obligatoires dans les cas suivants :

  • Toute prestation de service impliquant la réalisation de travaux immobiliers (pose de climatiseur, travaux de peinture, etc)

  • Toute prestation de service dont le montant est supérieur à 25€ TTC

👋

Une "note", c'est un peu comme une facture mais avec seulement les informations suivantes : date de la note, nom et adresse de l'auto-entrepreneur, nom du client, date et lieu d'exécution de la prestation, dénomination de la prestation, quantité fournie et prix unitaire, montant total.

Les mentions obligatoires dans une facture d'auto-entrepreneur

Voici la liste (exhaustive) des mentions à faire apparaitre sur vos factures.

1. Mentions générales

  • Mention "Facture"

  • Numéro de facture

⚠️

Chaque facture doit porter un numéro unique, croissant dans l'ordre d'émission et sans sauter de chiffre (facture n°1, 2, 3 etc).

  • Date d'émission de la facture, date de règlement, date d'exécution des services ou de livraison des produits

  • Vos informations d'auto-entrepreneur :

    • Nom, nom commercial (si différent de votre nom) et adresse

    • Numéro de SIRET

    • Si vous êtes immatriculé au RCS : ville du greffe et numéro d’immatriculation

    • Si vous êtes artisan ou travaillez dans le bâtiment : assurance décennale souscrite, coordonnées de l’assureur et étendue géographique de la protection

    • Si vous avez souscrit à une assurance auto-entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle (assurance RC Pro) : mêmes infos que ci-dessus

  • Les informations de votre client : nom, adresse et forme juridique (si c'est un professionnel)

  • Détail des prestations et montant de la facture :

    • Dénomination des produits ou services vendus, quantités, et prix unitaires HT

    • Montant total HT

2. Mentions et conditions spécifiques

  • Mention indiquant que vous n'êtes pas redevable de la TVA (si vous ne dépassez pas les plafonds prévus) : "TVA non-applicable, article 293B du CGI "

  • Date limite de règlement et taux de pénalité en cas de retard (maximum 4,16% pour les particuliers et 0,9% pour les professionnels)

  • Numéro intracommunautaire (si vous avez des clients à l'étranger)

  • Si vous appartenez à un Centre de Gestion Agréé, faites apparaître la mention suivante : "membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté"

3. Mentions à ajouter si votre client est un professionnel

  • conditions d'escompte

  • indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement de 40€

⚠️

A savoir : un auto-entrepreneur ne peut modifier une facture après son émission ! Les modifications ne sont acceptées que si elles sont demandées par le client après réception de la facture et avec l'accord de l'auto-entrepreneur.

Les logiciels de création de facture en ligne pour auto-entrepreneurs

Plusieurs options s'offrent à vous pour éditer vos factures : vous pouvez opter pour la méthode traditionnelle et les réaliser sur word ou excel, utiliser un logiciel de facturation, ou les créer en 2 min sur l'application Shine, le copilote des indépendants !

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A savoir : depuis 2018, les auto-entrepreneurs commerçants doivent obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ! D'après la Fedae (Fédération des auto-entrepreneurs), sont précisément visés les auto-entrepreneurs utilisant "des logiciels et systèmes de caisse, c'est-à-dire ceux utilisés lors des ventes au comptoir".

Option 1 : Word ou Excel

Si vous souhaitez personnaliser très précisément vos factures, cela peut être une bonne solution. Si en revanche vous souhaitez limiter au maximum le temps passé à les éditer, fuyez!

De nombreuses solutions gratuites existent aujourd'hui pour vous permettre de générer vos factures en quelques secondes.

Option 2 : les logiciels de facturation

Pour vous faciliter la vie et éditer rapidement vos factures tout en limitant les erreurs (oublis de mentions, etc), la meilleure solution est d'utiliser un logiciel de facturation.

Parmi les éditeurs populaires on trouve : Zervant, Zoho, Henrri ou encore Sellsy (payant).

Option 3 : utiliser Shine et son logiciel de facturation gratuit intégré !

Si vous ne souhaitez pas multiplier les logiciels et que vous cherchez une option simple et efficace pour gérer votre facturation, Shine est fait pour vous !

Shine, c'est un compte pro et une appli pour gérer votre micro-entreprise très simplement.

Vous pouvez créer et envoyez des factures professionnelles en un temps record, accepter les paiements par carte et être notifié dès que vos clients consultent ou règlent vos factures.

En prime, à chaque fois que vous recevrez un règlement, Shine vous dira combien mettre de côté pour payer vos charges pour vous éviter les mauvaises surprises ! 😍

Dans le cas des auto-entrepreneurs passant par des plateformes de type Uber, Deliveroo, Side, Malt, votre facture est éditée automatiquement par l'application et est envoyée au client! Pas besoin de s'en occuper !

Facture pour auto-entrepreneur : un modèle type

👉 Voilà un modèle de facture obtenu en utilisant le logiciel de facturation intégré à Shine :

Une facture 100% conforme en seulement quelques clics !

Quand et comment transmettre la facture à son client ?

Quand ?

The sooner the better.

Vous devez transmettre la facture à votre client au plus tard le jour de la livraison du produit / de l'exécution du service (même si un retard de 15 jours est légalement toléré).

Facture papier ou électronique?

Si vous obtenez l'accord de votre client, vous avez la possibilité d'envoyer uniquement une version électronique de votre facture. Attention, l'acceptation du client doit être formalisée pour être valide et servir de preuve.

Si vous souhaitez envoyer votre facture en version papier, il vous faut impérativement l'imprimer en deux exemplaires (un pour votre client et l'autre que vous conservez).

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A savoir : toute facture doit être conservée pendant au moins 10 ans. En effet, l'administration fiscale peut effectuer un contrôle jusqu'à 10 ans en arrière.

D’autres questions ? C’est par ici 👇

Comment faire une facture avec acompte ?

Vous avez la possibilité de demander un acompte à votre client, c'est-à-dire de lui demander de verser une partie du montant de la prestation à l'avance. Cette somme payée en avance est ensuite déduite du montant total à payer, une fois la commande livrée.

Cette pratique est notamment utile lorsque la prestation vous demande d'avancer des frais (matériaux, paiement d'autres prestataires, etc).

Toutefois, pour demander un acompte, vous devez impérativement établir une facture d'acompte, conformément à l'article 289 du CGI.

Cette facture d'acompte doit suivre le même modèle et comporter les mêmes informations qu'une facture classique. En revanche, la date doit être celle de l'émission de la facture d'acompte et vous n'êtes pas obligés de mentionner le détail des prestations (quantités, prix unitaire, etc).

Il suffit ensuite de rajouter une ligne "Acompte - facture n°xx" sur votre facture principale, avant le calcul du montant total et en indiquant le montant déjà payé à déduire.

Comment facturer sans SIRET ?

Si vous n'avez pas encore reçu le courrier de l'INSEE avec votre SIRET, indiquez la mention "SIRET en cours d'attribution" sur votre facture.

Que faire en cas d'impayés ?

Les impayés sont un véritable fléau pour les PME et les auto-entrepreneurs. En 2017, plus de 50% des entreprises ne respectaient pas les délais de paiement contractuels.

Face à ce constat, le gouvernement a même décidé de mettre en place une politique de name-and-shame pour les grandes entreprises identifiées comme "mauvais payeurs".

Que faire en tant qu'auto-entrepreneur lorsqu'un client ne respecte pas les délais de paiement prévus?

La première étape consiste évidemment à relancer le client, ceci dès le lendemain de la date d'échéance du paiement, d'abord par téléphone puis par courrier. Si malgré cette relance votre client refuse de payer, n'hésitez pas à appliquer les pénalités de retard prévues sur votre facture.

Enfin, il existe des recours juridiques, mode d'emploi 👉ici !

N’hésitez pas à nous poser vos questions en commentaire si vous n’avez pas obtenu les réponses que vous cherchiez dans cet article :)

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