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Enregistrement d’un remboursement en comptabilité : le guide

Pierre Ecuvillon
par Pierre Ecuvillon Publié le 7 avril 20243 min. de lect

Vous vous êtes fait livrer une marchandise endommagée ? Vous devez rembourser un·e client·e pour une prestation non réalisée ? Dans ces situations, le traitement comptable adéquat des remboursements est capital. Il garantit la précision de vos registres financiers et soutient la confiance avec vos client·es et fournisseur·ses. Notre guide vous détaille les étapes pour enregistrer un remboursement !

Sommaire
Votre entreprise est remboursée par un prestataire
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Votre entreprise est remboursée par un prestataire

Vous avez reçu du matériel professionnel endommagé et inutilisable ? Si vous aviez payé à la commande, voici comment traiter le remboursement.

1. Traitement initial de la dépense

L'achat des marchandises est enregistré par le débit du compte "Achats" et le crédit du compte "Banque"

  • débit du compte 60 “Achats” pour le coût des marchandises ;

  • crédit du compte 512 “Banques” pour le montant payé à l’ordre OU crédit du compte 401 “Fournisseur” pour un paiement en différé.

2. Traitement du remboursement par un·e fournisseur·euse

Après la réception du matériel endommagé, vous contactez votre fournisseur·se pour demander un remboursement. 

Quand celui-ci est accordé, l’écriture comptable inverse l’opération initiale

Le compte “Banque” est débité pour refléter le remboursement reçu, et le compte “Achats” est crédité pour annuler la dépense initiale : 

  • débit du compte 512 “Banques” ou 401 “Fournisseurs” ;

  • crédit du compte 60 “Achats”.

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Votre entreprise rembourse un·e client·e

Votre client·e vous a payé une prestation de service que vous décidez d’un commun accord de ne pas réaliser ? 

Voici les étapes du traitement comptable de cette opération : 

1. Traitement initial de la vente

La prestation vendue est initialement enregistrée par le crédit d'un compte de "Produits", et le débit du compte "Clients" pour le montant payé :

  • crédit du compte 70 “Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises” pour traiter le revenu de la vente ;

  • débit du compte 411 “Clients” pour le montant reçu.

2. Traitement de l’annulation de la vente

Pour annuler la vente, on réalise une écriture inverse de l'opération de vente

Vous débitez le compte "Produits" pour annuler le revenu enregistré et vous créditez le compte "Clients" pour annuler la dette : 

  • débit du compte 70 “Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises” pour annuler le revenu enregistré ;

  • crédit du compte 411 “Clients” pour annuler la créance.

3. Traitement du remboursement au client

Pour réaliser le remboursement, vous débitez le compte "Clients" pour supprimer la créance et créditez le compte "Banque" pour refléter la sortie d'argent

  • débit du compte 411 « Clients » pour le montant à rembourser ;

  • crédit du compte 512 « Banque », correspondant au remboursement effectué au client.

Dans tous les cas : bien documenter le remboursement

Que vous deviez rembourser ou vous faire rembourser, documenter chaque transaction est vital. Cela assure une comptabilité fiable et transparente. 

À l'horizon 2026, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Ce passage au numérique implique l'usage de plateformes approuvées par l'administration fiscale. 

Elles permettront : 

  • d’émettre et recevoir des factures électroniques ; 

  • de transmettre les différentes données de transaction.

Cette évolution vers le tout numérique facilite la gestion des remboursements, garantissant traçabilité et sécurité des échanges.

Traitement d’un remboursement en comptabilité : le récap’

Vous avez toutes les informations en main pour enregistrer vos remboursements sans aucun oubli : 

  1. si vous vous faites rembourser, les écritures sont les exactes inverses de celles de la vente ;

  2. si vous remboursez un·e client·e, vous traitez l’annulation de la vente puis le remboursement en lui-même ;

  3. dans les deux cas, le remboursement doit être correctement documenté.

Pour aller plus loin, voici comment annuler un bon de commande signé sans acompte

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Questions fréquentes

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