Quelles sont les différences entre facture électronique et facture PDF ?
Publié le 18 août
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
5 min
Vous envoyez encore des PDF pour vos factures ? C’est normal car c’est l’un des formats de facturation les plus utilisés. Mais bientôt ce sera terminé ! Avec la réforme de la facturation électronique, les factures PDF vont être fortement réduites au profit des factures électroniques.
Quelles sont les différences entre ces deux modes de facturation ? Pourquoi l'adoption de la facturation électronique est une bonne nouvelle pour votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir maintenant.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et une facture PDF ?
Définition d'une facture électronique
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée.
Elle contient un socle minimum de données structurées selon des formats précis qui ne peuvent être lues que par des systèmes informatiques. Elle doit respecter l'un des 3 formats obligatoires : Factur-X, UBL ou CII.
Pour être qualifiée de facture électronique, elle doit également transiter obligatoirement par une plateforme certifiée par l’État.
Définition d'une facture PDF
Une facture PDF est un document numérique que vous pouvez ouvrir et lire sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi facilement l’imprimer.
C’est le format classique pour envoyer et recevoir des factures aujourd’hui.
Avec une facture en PDF, vous ne pouvez pas extraire les informations à l’aide d’un logiciel. Vous devez traiter manuellement chaque facture reçue.
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Les 3 différences entre facture dématérialisée et facture électronique
Différence 1 : Le format
Une facture PDF est lisible par les humains mais pas par les machines. En clair, vous pouvez l’ouvrir et la lire facilement.
Ce n’est pas forcément le cas d’une facture électronique : la facture électronique utilise différents formats de données structurées, c’est-à-dire de données lisibles par les systèmes informatiques.
👉 3 formats sont actuellement reconnus par l’administration fiscale :
Factur-X ;
CII (Cross Invoice Industry) ;
UBL (Universal Business Language).
Les formats CII et UBL sont des formats en XML. Cela signifie que seules les machines peuvent lire les données de facturation.
Seul le format Factur-X est hybride car il est lisible à la fois par les humains et par les machines du fait du mélange de données utilisées (XML et PDF).
Différence 2 : le mode de transmission
L’autre différence entre facture électronique et facture PDF réside dans le process de transmission des factures.
Pour envoyer une facture PDF, vous passez généralement par votre boîte mail, un envoi postal ou encore un logiciel. Peu importe : vous avez le choix !
Avec une facture transmise électroniquement, vous n’avez pas le choix. Vous devez utiliser une plateforme agréée (PA, ex-plateforme de dématérialisation partenaire, PDP) par l’État.
Cette plateforme privée reconnue par l'État sert d'intermédiaire entre vous et votre clientèle. Elle garantit aussi la sécurité des données échangées.
Différence 3 : le caractère obligatoire
Aujourd'hui, vous n’êtes pas obligé·e d’utiliser le format PDF pour vos factures (vous pouvez envoyer des factures papier si vous avez envie !).
Ce n’est pas pareil pour les factures électroniques : la facturation électronique va devenir obligatoire pour une grande partie des entreprises.
Et ne croyez pas que vous allez pouvoir envoyer une facture PDF par e-mail : si vous faites cela, vous ne serez pas conforme au regard de la nouvelle réglementation ❌.
👉 Quelles entreprises devront se mettre aux factures électroniques ?
L’émission de factures électroniques concerne toutes les entreprises travaillant avec d’autres entreprises en France et assujetties à la TVA. Attention : vous êtes aussi concerné·e par la facturation électronique si vous êtes micro-entrepreneur en franchise en base de TVA.
La réception de factures électroniques concerne toutes les entreprises.
Les dates à retenir 📅
Le calendrier de la réforme de la facturation électronique est le suivant :
1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises + obligation d'émission pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire.
1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les TPE, PME et micro-entreprises.
Est-ce la fin du format PDF avec les factures électroniques ?
Si les factures PDF vont logiquement devenir plus rares, le PDF n’a pas encore dit son dernier mot !
Vous avez le droit de continuer à envoyer des factures au format PDF dans certaines situations où la facturation électronique n’est pas obligatoire.
📌 Exemples :
Arthur a une entreprise d’architecture d’intérieur. Il travaille avec des particuliers pour aménager une dépendance dans leur jardin. Il peut leur envoyer une facture PDF classique à la fin de sa mission.
Laura est consultante indépendante pour une grande entreprise située au Canada. Elle peut envoyer une facture en PDF car l'entreprise a son siège social hors de France.
James est professeur d’anglais en freelance. Il exerce une activité où la TVA ne s’applique pas (l'enseignement). Il peut donc continuer à émettre des factures PDF.
Enfin, rien ne vous empêche de joindre une facture PDF associée à l’un des formats obligatoires si vous avez besoin d’imprimer une facture (ou pour toute autre raison) !
Un compte pro complet pensé pour vous.
Pourquoi passer à la facturation électronique ? Les limites du PDF
La facturation électronique implique de nombreux avantages par rapport à un simple PDF. Zoom sur les 3 inconvénient du PDF.
Inconvénient 1 : faible sécurisation
Les factures PDF envoyées par e-mail peuvent être facilement interceptées, modifiées ou perdues en cours de route. En clair, l’intégrité de votre facture n’est pas garantie et vous n’êtes jamais sûr·e de la confidentialité de vos données.
Ce n’est pas le cas avec une facture électronique : les plateformes agréées assurent une sécurisation complète des données échangées.
Inconvénient 2 : manque de suivi
Avec une facture PDF, vous ne savez jamais avec certitude si votre facture est arrivée à bon port. Vous n'avez pas non plus de visibilité sur l'avancée de son traitement par le destinataire.
À l’inverse, la facturation électronique a l’avantage de vous permettre de suivre l’état de votre facture : envoyée, reçue, en cours de traitement, payée.
✅ Résultats :
une meilleure connaissance de vos rentrées d’argent ;
plus de réactivité face aux impayés ;
une amélioration de la gestion de votre trésorerie.
Inconvénient 3 : automatisation limitée
Avec le PDF, impossible d'automatiser le traitement et l’archivage de vos factures. Les factures PDF ne sont pas standardisées. Autrement dit, vous devez consacrer du temps à ces tâches répétitives et à faible valeur ajoutée au lieu de vous concentrer sur votre activité.
La facture électronique automatise ces tâches ce qui vous permet de gagner du temps et d’être plus efficace dans le traitement des factures. Vous limitez aussi les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Enfin, la facturation électronique devrait aussi simplifier les déclarations de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations !
Et maintenant, comment passer à la facturation électronique ?
Ça y est, vous êtes convaincu·e ? Alors voici la prochaine étape : trouver votre plateforme agréée !
Cette plateforme vous permettra d’éditer et de transmettre vos factures par voie électronique, de recevoir des e-factures mais aussi de gérer l'e-reporting à l’administration fiscale.
Shine sera plateforme agréée et vous proposera une solution de facturation électronique intégrée à votre compte pro ✨.
Récap’ : PDF vs facture électronique
Les 3 différences essentielles entre PDF et facture électronique
Critère | Facture PDF | Facture électronique |
|---|---|---|
Format | Lisible par les humains uniquement | Données structurées (Factur-X, UBL, CII) lisibles par les machines |
Transmission | Envoi libre par e-mail ou autres canaux | Utilisation obligatoire d’une plateforme agréée (ex-PDP) |
Caractère obligatoire | Autorisée aujourd'hui, interdite dans de nombreux cas dès 2026-2027 | Obligation légale pour les échanges B2B en France entre entreprises assujetties à la TVA |
La facture électronique va sans doute remplacer le PDF dans les prochaines années et c'est une chance pour de nombreuses entreprises !
Si vous utilisez aussi les factures EDI, vous pouvez lire notre article sur la compatibilité EDI et facturation électronique.
Shine vous accompagne dans cette transition vers la facturation électronique. Pour découvrir notre futur outil de facturation électronique, c'est ici que ça se passe !
