Défraiement en entreprise : comment ça marche ?
Publié le 8 janvier
par Amel Addoun
Relu
3 min. de lecture
Publié par Amel Addoun
Relu par Amandine Dujardin
3 min
Se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle est devenu monnaie courante. Entre les repas, l’hébergement et le transport, ces déplacements peuvent vite faire grimper l’addition ! Alors, qui paie au final : l’employé·e, l’entreprise, les deux ? Dans cet article, nous détaillons les obligations et les méthodes de calcul liées au défraiement en entreprise.
Défraiement en entreprise : le point définition
Les déplacements professionnels sont souvent nécessaires afin d’assurer le développement d’une entreprise. Et dans ces conditions, c’est elle qui doit prendre en charge les frais engagés.
C’est là qu’intervient le défraiement. Ce terme désigne la prise en charge des dépenses professionnelles engagée par le ou la salarié·e dans le cadre de son activité. Cette pratique concerne principalement les frais liés au transport, aux repas et à l'hébergement.
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Le défraiement est indissociable d’obligations légales que doit remplir l’entreprise.
Les obligations de l’employeur en matière de défraiement
1. Prendre en charge les indemnités de défraiement
Si les déplacements professionnels font partie intégrante du développement d’une entreprise, le remboursement des frais engendrés par son ou sa collaborateur·ice est impératif. C’est le cas de ce que l’on appelle un « grand déplacement ».
Il est caractérisé par le fait que le ou la collaborateur·ice est dans l’incapacité de regagner son domicile quotidiennement.
On considère que c’est le cas lorsque ces 2 conditions sont remplies :
la distance (aller simple) domicile/travail est égale ou supérieure à 50 km ;
cette distance (aller simple) ne peut être effectuée en transports en commun en moins de 1 h 30.
L’indemnité de grand déplacement vise à compenser les dépenses liées aux frais de bouche et au logement du salarié·e en déplacement.
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2. Garantir le remboursement des frais kilométriques
Calcul des frais kilométriques en voiture
Si un·e employé·e utilise son véhicule personnel pour un usage professionnel, alors l’entreprise est tenue de le rembourser. L’État met à disposition des entreprises un barème kilométrique afin de réglementer le montant de ces frais.
Voici le barème actuel pour les trajets professionnels effectués en voiture :
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Les justificatifs de vos notes de frais doivent être conservés. Dans le cas d’une déclaration des frais pros au réel, ils vous permettent d’obtenir une déduction fiscale des dépenses liées à votre activité professionnelle.
Calcul des frais kilométriques en deux-roues
Le remboursement des frais kilométriques est également dû pour les trajets réalisés en deux-roues.
Pour calculer leur montant, il faut se référer au barème mise en place par l’administration fiscale :
3. Conserver les justificatifs
Une fois les frais remboursés, l’entreprise doit impérativement procéder à l’archivage des justificatifs des notes de frais. En plus de fournir des preuves des dépenses réalisées, ces documents permettent de mieux gérer les dépenses de ses salarié·es.
En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de présenter ces justificatifs. Comme l’ensemble des pièces comptables, ils doivent être conservés pendant 10 ans à compter du remboursement.
Comment calculer l’indemnité de défraiement ?
Calcul de l’indemnité en métropole
Parce que le coût de la vie n’est pas le même sur le territoire, l’indemnité varie en fonction du lieu et de la durée du déplacement.
Pour calculer l’indemnité, il faut se baser sur le barème mis en place par l’URSSAF :
Barème URSSAF - indemnités de défraiement en France
Repas | Logement & petit-déjeuner dans les départements 75, 92, 93, 94 | Logement & petit-déjeuner dans les autres départements | |
|---|---|---|---|
3 premiers mois | 21,10 € | 75,60 € | 56,10 € |
Entre le 3e et le 24e mois | 17,90 € | 64,30 € | 47,70 € |
Entre le 24e et le 72e mois | 14,80 € | 52,90 € | 39,30 € |
Calcul de l’indemnité en outre-mer
En ce qui concerne les déplacements en outre-mer, le calcul de l’indemnité journalière est différent.
Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin
Indemnités de défraiement dans les territoires d'outre-mer précités
Hébergement | Repas | |
|---|---|---|
3 premiers mois | 120 € | 20 € |
Entre le 3e et le 24e mois | 102 € | 17 € |
Entre le 24e et le 72e mois | 84 € | 14 € |
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Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française
Indemnités de défraiement dans les territoires d'outre-mer précités
Hébergement | Repas | |
|---|---|---|
3 premiers mois | 120 € | 24 € |
Entre le 3e et le 24e mois | 102 € | 20,40 € |
Entre le 24e et le 72e mois | 84 € | 16,80 € |
Calcul de l’indemnité à l’étranger
Le remboursement diffère encore si le déplacement professionnel a lieu dans un pays étranger. Les montants forfaitaires fixés par le ministère de l’Économie varient en fonction de la destination.
Défraiement en entreprise : ce qu’il faut retenir !
Pour résumer, voici les principales obligations de l’entreprise relatives au défraiement :
assurer le défraiement des dépenses engagées dans le cadre d’un grand déplacement ;
garantir le remboursement des frais kilométriques ;
respecter le délai de conservation des justificatifs de 10 ans.
Pour aller plus loin, voici les différences entre avantages et frais professionnels.
Et pour simplifier la gestion des dépenses de vos salarié·es en France et à l’étranger, vous pouvez leur attribuer des cartes bancaires.
