Recrutement d’un stagiaire : le mode d’emploi de A à Z
Le recrutement de stagiaire est l’occasion, pour votre entreprise, d’accompagner un·e étudiant·e dans son cheminement professionnel. Et qui sait ? Peut-être que votre futur·e stagiaire rejoindra votre entreprise pour de bon après son stage. Mais pour l’heure, vous devez peaufiner votre processus d’embauche. Alors, voici comment recruter un stagiaire avec rigueur et efficacité !
1. Déterminer le contexte du stage
Une offre de stage est une opportunité en or d’intégrer de nouvelles compétences (bien que passagères) à votre équipe. Pour ne rien laisser au hasard, vous devez permettre au stagiaire de contribuer à l’atteinte de vos objectifs à court terme. Pourquoi avez-vous besoin d’un·e stagiaire ? Y réfléchir quelques minutes vous permettra de dégager le contenu de votre offre de stage.
Le compte pro qui en fait plus.
2. Lister les missions du stage dans l’offre
Lors de la rédaction de l’offre de stage, il conviendra de préciser les différentes missions qui seront assignées au candidat ou à la candidate retenu·e. Elles serviront à structurer votre programme de stage. Ce dernier sera basé sur des bénéfices partagés. En ces termes, il devra permettre l’apprentissage du/de la stagiaire tout en apportant du changement positif à la vie de l’entreprise.
3. Fixer la rémunération du stage
Tous les stages de plus de 2 mois doivent être rémunérés. Auquel cas, vous devrez le souligner dans l’offre. Vous devez aussi indiquer la durée et la date de début du stage. Il est important de viser les périodes de stage imposées par les écoles supérieures et les centres de formation pour recevoir un maximum de candidatures.
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Pour aller plus loin, voici le coût relatif à l’embauche d’un stagiaire.
4. Définir le profil du stagiaire idéal
Nous vous conseillons également de noter sur l’offre d’emploi les compétences techniques et comportementales nécessaires à l’exécution des missions demandées. Ainsi, vous ne recevrez que les candidatures les plus pertinentes. Il convient de rester réaliste et cohérent·e, pour ne pas décourager les postulant·es. Puis, lors des entretiens d’embauche, vous pourrez vous appuyer sur une scorecard de recrutement pour vous assurer que ces compétences sont acquises par les candidat·es.
5. Diffuser votre offre de stage
Vous devrez choisir des canaux pertinents pour distribuer votre offre. Les plus courants sont les réseaux sociaux, LinkedIn, Indeed et votre site professionnel mais il existe aussi de nombreux sites personnalisés à certains types de postes. Bien sûr, vous pouvez multiplier vos chances de recevoir de multiples candidatures en postant votre annonce sur plusieurs canaux.
6. Réaliser les entretiens d’embauche
Une fois que vous aurez reçu les candidatures, il faudra les trier et ne retenir que les profils les plus convaincants.
Dès lors, vous pourrez passer aux entretiens d’embauche.
Vos questions pourront porter sur :
leurs soft skills ;
leurs passions ;
leurs perspectives d’avenir ;
leur intérêt pour votre entreprise ;
la valeur ajoutée qu’ils comptent y apporter ;
leurs disponibilités.
Les questions doivent être les mêmes pour tous les candidats et pour toutes les candidates. Cette mesure permet d’instaurer une égalité dans le processus de recrutement, mais aussi de faciliter la comparaison de chaque profil.
7. Finaliser les démarches administratives
Avant que le stage ne débute, vous devrez remplir quelques formalités administratives.
La convention de stage
Il s’agit du contrat passé entre votre entreprise, le ou la stagiaire et l’établissement de formation (un peu comme le contrat de travail). Il comprend également l’émargement du tuteur, de la tutrice ou du maître de stage ainsi que de l’enseignant·e référent·e. Pour être valable, la convention de stage doit contenir les informations essentielles sur le déroulement du stage et les différentes conditions qui s’y accompagnent.
Le remplissage du registre unique du personnel
Les renseignements à propos du stagiaire doivent être ajoutés au registre unique du personnel.
La gratification
Le montant de la gratification à spécifier. La gratification n’est valable que pour un stage d’une durée supérieure à deux mois (44 jours avec 7 heures travaillées). En deçà de ce délai, vous avez le choix de l’accorder ou non. Pour ce qui est du montant, il peut être fixé par votre convention collective. Dans le cas contraire, le plafond légal est de 4,35 € par heure. En cas de rupture de la convention, la gratification s’impose dès la 309e heure.
L’assurance du stagiaire
Bien qu’il ne soit pas un employé de votre entreprise à proprement parler, le stagiaire doit idéalement être inclus dans l’assurance de responsabilité civile et le contrat RC Pro.
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8. Préparer l’accueil du/de la stagiaire
Il peut être bon de disposer d’un mentor pour accompagner le ou la stagiaire durant toute la durée du stage. De préférence, un·e volontaire est requis·e, car cette tâche est encombrante, et nécessite un réel engagement.
Recruter un stagiaire : le récap’
Le recrutement d’un·e stagiaire ne s’improvise pas.
Il convient de le préparer suivant une démarche gagnant-gagnant pour l’entreprise et le/la stagiaire.
Pour faire le tri entre les différentes candidatures, l’aptitude et surtout l’attitude comptent.
Enfin, vous devez respecter les formalités qui encadrent l’intégration d’un·e stagiaire dans votre entreprise.
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