Quel est le coût à prévoir pour embaucher un stagiaire ?
Le recrutement d’un·e stagiaire en entreprise est une pratique courante, et doit être conforme à la réglementation en vigueur. Si le stage dure entre 2 et 6 mois, l’intéressé·e a droit au versement d’une gratification minimale, qui figure dans la convention de stage. Cette compensation financière peut être exonérée de charges sociales selon le montant horaire. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le coût de l’embauche d’un·e stagiaire !
Comment calculer la gratification d’un·e stagiaire ?
Les paramètres à prendre en compte pour calculer la gratification
Plusieurs paramètres entrent en compte dans le calcul de la gratification de stage :
le nombre d’heures de présence effective ;
le taux horaire de gratification ;
le coût des charges sociales si elles sont prises en compte.
Le taux horaire de gratification équivaut à 15 % du plafond horaire appliqué par la sécurité sociale, ce qui donne un montant minimal de 4,35 € par heure en 2024. Toutefois, ce taux horaire peut être supérieur dans certaines branches professionnelles. Dans ce cas, il est défini par accord professionnel ou convention de branche.
La rémunération d’un·e stagiaire est exonérée de charges sociales dès lors que le taux horaire ne dépasse pas 4,35 € en 2024. Simplicité pour vous et avantages pour le ou la stagiaire. Ainsi, la CSG (Contribution Sociale Généralisée) et la CRDS (Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale) ne sont pas dues.
Si le taux horaire dépasse le taux réglementaire, la gratification est, en revanche, soumise aux cotisations sociales sur la part excédentaire.
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Comment définir le nombre d’heures de présence effective ?
L’obligation de verser une gratification à un·e stagiaire devient effective à partir de 2 mois de stage.
Vous avez le choix entre 2 façons différentes pour le calcul du nombre d’heures de présence effective :
si le stage est effectué en continu : 7 heures par jour pendant 22 jours par mois pour un stage de 2 mois consécutifs, ce qui donne 154 heures par mois ;
si le stage est effectué de manière intermittente : à partir de la 309e heure de stage.
Exemple de calcul de gratification
Ci-dessous le décompte et la gratification à prévoir pour un stage de 3 mois consécutifs :
nombre d’heures de présence : 22 jours x 3 = 66 jours ;
nombre d’heures prises en compte : 66 x 7 = 462 heures ;
taux horaire réglementaire : 4,35 € par heure ;
montant total de la gratification : 462 x 4,35 = 2 009,7 €.
La gratification mensuelle d’un·e stagiaire pour un stage de 3 mois consécutifs s’élève donc à 669,9 € par mois (2 009,7/3).
D’autres coûts sont-ils à prévoir ?
Que le ou la stagiaire soit rémunéré·e ou non, il ou elle bénéficie de certains avantages au même titre que les salarié·es.
L’entreprise d’accueil doit lui donner accès aux offres du comité d’entreprise, ainsi qu’aux titres-restaurant.
La moitié des frais de déplacement engagés par le ou la stagiaire pour se rendre sur le lieu du stage doit aussi être remboursée par l’entreprise.
Des coûts de formation ou d’encadrement peuvent en outre s’ajouter à la gratification mensuelle du stagiaire.
Durée de stage minimum pour verser une gratification au stagiaire
L’obligation de verser une gratification au stagiaire est effective dès lors que le stage dure au moins 2 mois. La gratification est ainsi facultative pour une durée de stage inférieure à 44 jours, mais reste possible s’il y a un accord entre les deux parties.
Néanmoins, si le montant est supérieur à celui de la gratification réglementaire pour un stage d’au moins 2 mois, l’excédent est également soumis aux cotisations sociales.
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Le cadre réglementaire pour l’embauche d’un stagiaire
L’embauche d’un·e stagiaire ne peut être envisagée dans l’un des cas suivants :
répondre à une hausse d’activité temporaire ;
tenir un emploi permanent ou saisonnier ;
remplacer un salarié licencié ou dont le contrat de travail est suspendu ;
effectuer une tâche régulière correspondant à un emploi bien défini.
Le ou la stagiaire n’est pas lié·e à l’entreprise par un contrat de travail et il ou elle est présent·e au sein de celle-ci uniquement pour un stage.
En ce qui concerne le nombre de stagiaires, vous pouvez en embaucher plusieurs s’ils ou elles occupent des postes différents.
L’embauche de stagiaires pour un même poste doit tenir compte du délai de carence, c’est-à-dire un délai d’attente de 2 mois après le départ du stagiaire précédent.
Coût de l'embauche d'un stagiaire : le récap’
L’embauche d’un·e stagiaire engendre des coûts, essentiellement représentés par le montant de la gratification. Il s’agit d’une forme de compensation financière, mais ce n’est pas un salaire à proprement parler. L’obligation ou non de verser cette gratification dépend de la durée du stage. Elle est obligatoire si le stage dure au moins deux mois. Ainsi, vous devez ajouter à vos dépenses d’entreprise les coûts de l’embauche d’un-e stagiaire si les conditions sont remplies.
Et maintenant, voici combien coûte l'embauche d'un·e alternant·e.
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