Océrisation comptable : définition, fonctionnement, avantages
Vous en avez par-dessus la tête de saisir manuellement les données de vos documents comptables ? Nous avons la solution : l’océrisation comptable. Cette technique permet d’extraire automatiquement le contenu d’un fichier et de le retranscrire. Fini les saisies à la main ! (ouf) Pour vous aider à y voir plus clair, voici le principe et le fonctionnement de l’océrisation comptable.
En quoi consiste l’océrisation comptable ? (définition)
L’océrisation comptable tient son nom de l'optical character recognition en anglais ou reconnaissance optique des caractères en français.
Ce terme désigne l’extraction du contenu d'un document par le biais de la reconnaissance des caractères et sa retranscription. Les données sont récupérées automatiquement, sans devoir être saisies manuellement.
Incorporée à divers logiciels, cette technologie facilitatrice permet de convertir une image en texte. Le logiciel déchiffre avec précision les caractères présents dans l'image.
Le document à analyser peut par exemple être :
un document numérisé ;
une capture d’écran ;
un texte imprimé ;
un document écrit à la main.
De nombreuses entreprises l’utilisent. L’océrisation leur permet d’extraire les données de leurs factures papier, d’archiver des données ou de numériser des notes de frais.
Les établissements bancaires y ont également recours pour le traitement et la vérification des chèques de dépôt et d'autres transactions financières.
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Les premiers logiciels OCR, développés par Hewlett Packard, ont vu le jour entre 1985 et 1995.
Comment fonctionne l’océrisation comptable ?
Pour faire simple : l'océrisation fonctionne comme un scanner.
Elle examine un document et reconnaît chaque donnée présente en vue d'exploiter ces informations.
Voici les différentes étapes du processus d’océrisation :
amélioration de la qualité de l'image pour permettre au logiciel OCR de fonctionner efficacement ;
analyse du document pixel par pixel ;
reconnaissance de chaque caractère isolé ;
génération d'un texte au format souhaité.
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Pourquoi utiliser l’océrisation comptable ?
Gagner du temps
Extraire manuellement les données d’un document est une tâche chronophage qui demande une grande minutie. En mettant en place l’océrisation comptable, il n’est plus nécessaire de passer des heures à retranscrire les données des documents à la main.
L'océrisation des documents simplifie la vie quotidienne des professionnels. Ils ou elles peuvent extraire facilement les données, les transférer et mieux gérer les pièces comptables. C’est un gain de temps considérable ! Les pros peuvent mieux optimiser leur temps de travail et le consacrer à des missions stratégiques.
Éliminer le risque d’erreur
L’océrisation permet d’éviter les erreurs telles que l'inversion de chiffres, l’oubli de report ou l'enregistrement en doublon de données. Cette technique offre d'excellents résultats en réduisant, voire en éliminant, le risque d'erreurs.
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La supervision humaine reste essentielle pour assurer la correction d'éventuelles erreurs de traitement.
Stocker ses documents de façon sécurisée
L'océrisation permet de scanner les documents et de traiter de manière sécurisée les données qu'ils contiennent. Cette méthode élimine la version papier des documents en les numérisant. Ils sont ensuite stockés en ligne, réduisant l'espace dédié au stockage papier et sécurisant leur conservation.
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Océrisation comptable : l’essentiel à retenir !
Voici les éléments à retenir à propos de l’océrisation comptable :
cette technique révolutionne la gestion des documents ;
elle permet d’extraire le contenu d'un document par le biais de la reconnaissance des caractères et de les retranscrire ;
elle est incorporée à des logiciels ;
elle présente de nombreux avantages (gain de temps et de productivité, diminution des erreurs et davantage de sécurité pour le stockage des données).
Pour rester dans le même thème, voici un guide sur le principe d’immobilisation comptable.
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