Comment trouver des locaux professionnels temporaires ?
Nina est une solopreneuse en quête de quiétude. Maxime dirige une petite entreprise dans le BTP en pleine croissance. Vincent, gérant d’une grande entreprise, souhaite offrir à ses salarié·es en télétravail des bureaux de proximité. Tous trois ont un point commun : ils recherchent des bureaux d’entreprise temporaires. C’est votre cas aussi ? Alors, voici le mode d’emploi pour trouver des locaux professionnels temporaires.
1. Faire le point sur vos besoins
Pour trouver des bureaux temporaires, la première étape est de définir clairement vos besoins. Ceux-ci varient en fonction de la situation.
Voici comment les aborder selon différents scénarios :
Le cas du solopreneur
Nina est graphiste freelance et travaille depuis chez elle. Elle a besoin d'un espace pour échapper aux distractions de son domicile, organiser des rencontres avec ses client·es et bénéficier d'un environnement professionnel. Pour Nina, les espaces de coworking sont une option populaire, flexible qui la connecte à une communauté de professionnels.
Le cas d’une petite entreprise
Maxime est à la tête d'une entreprise dans le bâtiment en pleine croissance. Son activité prospère exige de plus en plus d'espace pour accueillir son équipe qui s’étoffe. Pour lui, la flexibilité est d'une importance capitale, car les besoins de son entreprise évoluent rapidement en fonction des projets en cours. Les espaces de coworking ou les bureaux temporaires à court terme se présentent comme la solution idéale pour accompagner cette croissance dynamique.
Le cas de la grande entreprise
Vincent dirige un cabinet d’architecture et fait face à des besoins bien réels. Son entreprise a ouvert une nouvelle succursale dans une ville éloignée, afin de soutenir ses employé·es en télétravail et de gérer les pics saisonniers d'activité. La location de bureaux privés à court terme ou la collaboration avec des prestataires de services de bureau flexible s'est avérée être la solution adéquate pour son entreprise.
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2. Rechercher ses bureaux temporaires
Votre checklist
Pour préparer votre recherche, ces éléments peuvent vous servir à dresser une checklist :
budget : combien êtes-vous prêt à dépenser pour des bureaux temporaires ?
espace : combien de postes de travail ou de bureaux individuels sont nécessaires ?
services : de quels services essentiels avez-vous besoin ?
emplacement : quel emplacement est stratégique par rapport à votre entreprise ?
durée de location : quelle durée de location est compatible avec vos besoins ?
À qui s’adresser ?
Plusieurs options peuvent être explorées pour trouver vos bureaux temporaires :
Les agences immobilières
Les agences immobilières qui se spécialisent dans la location de bureaux commerciaux temporaires peuvent être un excellent point de départ. Elles ont souvent une connaissance approfondie du marché local.
Des plateformes en ligne
Des plateformes en ligne telles que Regus, WeWork, et LiquidSpace proposent une grande variété de bureaux temporaires. Elles vous permettent de comparer les options et de réserver en ligne.
Votre réseau professionnel
Vos réseaux professionnels, comme les chambres de commerce locales, peuvent vous fournir des recommandations. Vos pairs peuvent avoir des suggestions basées sur leur expérience.
3. Visiter vos futurs bureaux
Une fois que vous avez identifié des options potentielles, il est temps de planifier des visites.
La visite des bureaux temporaires est déterminante pour évaluer si l'espace répond à vos besoins.
Voici quelques points à considérer lors de la visite :
L'aménagement de l'espace
L'aménagement de l'espace doit être fonctionnel pour vos activités. Il doit y avoir suffisamment d'espace pour vos employés, des zones de réunion si nécessaire, et une infrastructure de soutien.
L'atmosphère
L'ambiance générale de l'espace doit être en adéquation avec la culture de votre entreprise. Certains espaces de coworking sont axés sur la créativité, tandis que d'autres privilégient la concentration.
Les services et équipements
Les services et équipements inclus dans le contrat doivent répondre à vos besoins. Internet, salles de réunion, détails des services de soutien disponibles : mieux vaut vérifier avant de s’engager !
4. Négocier et finaliser le contrat
Une fois que vous avez trouvé l'espace idéal, il est temps de négocier les termes du contrat.
Il est recommandé d’être attentif aux points suivants :
négocier une durée de location flexible qui correspond à vos besoins ;
discuter des tarifs et conditions de paiement, comprendre les coûts associés et les éventuels frais supplémentaires ;
envisager une clause de sortie qui vous permet de mettre fin au contrat si nécessaire, sans pénalités excessives ;
aborder la possibilité d'apporter des aménagements personnalisés à l'espace pour le personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise ;
clarifier les responsabilités en matière de maintenance, de nettoyage et de sécurité de l'espace.
Une fois que les termes du contrat ont été négociés, vous pourrez le finaliser.
Un détail vous échappe ? Mieux vaut demander une clarification. Il est essentiel que les 2 parties soient satisfaites des conditions avant de signer.
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5. Gérer les aspects administratifs
La gestion des aspects administratifs liés à la location de bureaux temporaires est essentielle pour assurer une transition sans accroc. Voici quelques aspects à prendre en compte :
Licences et autorisations
Certaines vérifications s’imposent concernant la conformité de vos bureaux potentiels vis-à-vis des réglementations locales. Il faut notamment vérifier si l’espace est autorisé pour des activités commerciales en contrôlant le zonage local.
Assurance
Si une assurance est incluse dans l’accord, il vaut mieux connaître les détails de la couverture. Si certains aspects importants ne sont pas couverts, il pourra être nécessaire de souscrire des assurances supplémentaires pour bénéficier d’une protection adéquate.
Services aux entreprises
Gestion du courrier, besoins d’impression, accueil des clients : certains services sont essentiels à la vie de votre entreprise. Pour éviter les perturbations dans vos opérations, il est important qu’ils soient opérationnels dès votre installation.
Trouver des bureaux d’entreprise temporaire : le récap’
La recherche de bureaux temporaires nécessite une évaluation minutieuse de vos besoins, une recherche stratégique, des visites d'espace, des négociations contractuelles et une gestion administrative efficace.
Retenons les étapes à effectuer pour trouver l’espace de travail idéal :
identifier clairement vos besoins selon votre situation ;
rechercher des bureaux temporaires en vous fiant à votre checklist ;
visiter les bureaux potentiels ;
négocier soigneusement les termes du contrat ;
gérer les aspects administratifs.
Pour aller plus loin, voici les avantages et inconvénients du coworking.
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