Faire une facture électronique soi-même : notre tuto
Publié le 17 septembre
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
5 min
Peut-on faire seul·e une facture électronique ? C’est peut-être la question que vous vous posez avec les changements apportés par la réforme de la facturation électronique. Pour faire simple : oui, c’est possible mais vous aurez besoin de certains outils pour y arriver. Nous vous en disons plus tout de suite !
Qu’est-ce qu’une facture électronique et est-elle obligatoire ?
La réforme de la facturation électronique va imposer l’émission de factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA en France facturant à d’autres entreprises.
Cette réforme entre en vigueur :
à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.
Elle rendra également obligatoire la réception de factures par voie électronique dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
Vous pouvez vérifier si vous êtes concerné·e par la réforme de la facturation électronique ici 🔎.
👉 Mais qu’est-ce qu’une facture électronique exactement ?
Une facture électronique est une facture dématérialisée qui répond à 2 critères :
elle transite via une plateforme agréée (ex-plateforme de dématérialisation partenaire, PDP) ;
elle est transmise sous l’un de ces 3 formats structurés : Factur-X, Cross Invoice Industry (CII) ou Universal Business Language (UBL).
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En clair, une simple facture au format PDF envoyée par e-mail ne répond pas aux exigences de la réforme. Pour bien comprendre les subtilités, vous pouvez lire notre article sur les différences entre PDF et facture électronique.
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Étape 1 : saisir vos données de facturation
Avant toute chose, pas de panique : créer une facture électronique, ce n’est pas si différent qu’une facture classique !
Pour commencer, vous pouvez ouvrir votre outil de facturation habituel et compléter les informations liées à la facture que vous souhaitez envoyer :
le détail des prestations ou du bien vendu ;
le prix fixé ;
l’adresse du client·e et ses coordonnées ;
la date de règlement de la facture…
⚠️ Il ne faut pas oublier qu’une facture électronique doit respecter toutes les mentions obligatoires classiques d'une facture traditionnelle (numéro de SIRET, numéro de facture, montant de la TVA, etc.).
À noter : la réforme de la facturation électronique impose aussi de nouvelles mentions obligatoires. Voici ce qu’il faudra ajouter à vos factures :
l'adresse de livraison du bien, si elle est différente de celle de votre client·e ;
l'information sur la nature des opérations (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) ;
le numéro SIREN de votre client·e (et pas seulement le vôtre) ;
des informations complémentaires sur la TVA : la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » si votre client·e a opté pour ce système.
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Bonne nouvelle : votre plateforme agréée vérifie que votre facture respecte toutes les exigences légales avant de l'envoyer !
Étape 2 : enregistrer la facture au bon format
Une fois vos informations de facturation complétées, vous devrez choisir l’un des 3 formats de facturation reconnus par l’administration fiscale pour enregistrer votre facture.
👉 Ces 3 formats sont :
Factur-X : c'est un format hybride franco-allemand qui combine un PDF (lisible par vous) et des données XML (traitables par les machines). Vous continuez à voir votre facture comme avant ! Factur-X est le format idéal pour les TPE/PME avec des volumes de facturation modestes.
UBL (Universal Business Language) : il s’agit d’un format international basé sur du XML uniquement. C'est le format privilégié pour l'e-commerce et l'international.
CII (Cross Industry Invoice) : c’est l’un des formats les plus personnalisables. Il contient des données en XML uniquement. Il est adapté aux grandes entreprises travaillant à l'international dans des secteurs réglementés comme l'industrie pharmaceutique ou l'automobile.
👉 2 méthodes sont possibles ici :
Enregistrer votre facture au format PDF dans votre logiciel : dans ce cas, la plateforme agréée choisie se chargera de convertir votre facture PDF dans l’un des 3 formats reconnus avant de la transmettre à votre client·e. Attention : à l'heure actuelle, il est possible que certaines plateformes ne proposent pas cette possibilité ou que votre facture PDF ne soit pas exploitable (par exemple, il manque des mentions obligatoires).
Ou enregistrer directement votre facture dans l’un des 3 formats structurés et ensuite la déposer sur votre plateforme agréée. C'est sans doute la solution la plus sûre.
Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA
Étape 3 : envoyer sa facture électronique
Pour envoyer une facture électronique, impossible de la faire parvenir par e-mail à votre client·e.
Vous devez la faire passer par une plateforme agréée (PA, ex-PDP) par l’État. Cette plateforme immatriculée par l’État joue le rôle d’intermédiaire entre vous et votre clientèle.
👉 Comment trouver une plateforme agréée ?
Vous pourrez choisir votre plateforme agréée sur la liste des plateformes certifiées par l’État. De nombreux logiciels de facturation et de comptabilité sont déjà immatriculés. Pour bien choisir votre plateforme, vous devez regarder différents critères comme la sécurisation des données, la compatibilité avec vos outils mais aussi les tarifs proposés.
Bonne nouvelle : Shine sera plateforme agréée en 2026 ✨ ! Vous pourrez émettre et recevoir vos factures électroniques directement depuis votre compte pro sans avoir à payer en plus.
Une fois votre plateforme choisie, vous devrez simplement vous connecter et télécharger votre facture sur la plateforme. La transmission de la facture vers la plateforme de votre client·e s’effectue très rapidement !
Vous pourrez ensuite suivre le cycle de vie de la facture transmise. Le système comprend différents statuts, dont 4 obligatoires que toutes les plateformes agréées doivent prendre en charge :
facture déposée : votre facture est créée et déposée sur la plateforme ;
facture refusée : votre client·e a refusé la facture ;
facture encaissée : le paiement de votre facture a été reçu ;
facture rejetée : la facture présente des erreurs et a été rejetée.
Les autres acteurs : Opérateur de Dématérialisation (OD) et Portail Public de Facturation (PPF)
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ne sont pas immatriculés par l'administration fiscale. Ils ne sont donc pas à même d’émettre et de réceptionner directement des factures électroniques. Seules les plateformes agréées peuvent le faire. En clair, avec un OD, vous ajoutez une étape dans la chaîne de transmission. Notre conseil : il est plus simple de privilégier directement une plateforme agréée pour simplifier vos échanges et éviter les intermédiaires !
Le Portail Public de Facturation (PPF) était un projet de l’État visant à créer un portail gratuit et public de facturation comme alternative aux plateformes agréées. Ce projet a été abandonné en 2024.
En bref : créer sa facture électronique facilement
Créer une facture électronique n'est finalement pas si compliqué ! Voici les 3 étapes essentielles à retenir :
1️⃣ Saisir vos données comme d'habitude dans votre outil de facturation en n'oubliant pas les nouvelles mentions obligatoires.
2️⃣ Choisir le bon format parmi les 3 formats reconnus (Factur-X, UBL ou CII) ou laisser votre plateforme convertir automatiquement votre PDF au format structuré approprié.
3️⃣ Transmettre votre facture via une plateforme agréée qui vérifie la conformité, achemine votre facture et vous permet de suivre son cycle de vie en temps réel.
Avec les bons outils, tout se fait (presque) automatiquement ! C’est pourquoi il est essentiel de bien choisir sa plateforme agréée pour être prêt·e pour la facturation électronique.
Shine sera plateforme agréée dès septembre 2026 pour vous accompagner dans cette transition. Vous pourrez créer, envoyer et recevoir vos factures électroniques directement depuis votre compte pro.
Découvrez dès maintenant notre solution de facturation électronique et préparez sereinement l'arrivée de cette réforme !
