Zoom sur Factur-X : un format de facture électronique aux normes européennes
Publié le 14 décembre 2022
Mis à jour le 20 août
4 min. de lecture
Publié par Amandine Dujardin
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 20 août
4 min
La dématérialisation des factures sonnait déjà le glas des factures papiers que l’on imprime, signe et scanne à tout va. Mais avec l’arrivée de la réforme de la facturation électronique, ce sont de nouveaux standards de factures numériques qui entrent en place progressivement.
Factur-X fait partie de ces nouveaux formats et se place déjà comme la nouvelle norme franco-allemande de facturation et permettra aux entreprises de rentrer dans l’ère de la télétransmission de documents via des plateformes de dématérialisation. Découvrons à quoi ressemble une facture au format Factur-X et quels sont ses avantages.
Qu'est-ce que Factur-X ?
Factur-X est l'un des 3 formats de facture électronique reconnus, avec le format CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language).
Il s'agit à l'origine d'un format créé par la France et l’Allemagne en 2017 pour être utilisé à large échelle par un maximum d'entreprises. Le but était de faciliter les échanges dans l'Union européenne et de lutter contre la fraude à la TVA.
Il a la particularité de combiner une facture au format PDF/A-3 classique visible par l’Homme et un fichier XML exploitable par les logiciels comptables et les plateformes de dématérialisation. C'est notamment ce qui le distingue des 2 autres formats qui ne produisent que des données en XML.
💡
Il existe de nombreux autres formats pour les factures électroniques. Par exemple, les factures utilisant l'EDI (échanges de données informatisées) utilisent des formats comme l'EDIFACT.
Je découvre le futur outil de facturation électronique de Shine
À quoi ressemble une facture au format Factur-X ?
Factur-X s'adapte aux différentes entreprises et à leur niveau de maturité. C'est pour cela que c'est le format privilégié des TPE/PME !
Pour cela, Factur-X propose 5 profils de données adaptés avec différentes mentions obligatoires possibles.
Les profils de données Factur-X
Les profils | Explications |
|---|---|
Le profil Minimum | Il s'agit du profil le plus simple avec le minimum de données nécessaires pour être en accord avec la loi. |
Le profil Basic WL | C'est le profil Minimum enrichi de données permettant d'automatiser le traitement de la facture par le système du client. Exemples : référence de livraison, mode de paiement... |
Le profil Basic | Il reprend le profil Basic avec des données en plus. Exemples : référence de l'article, quantité, prix unitaire... |
Le profil EN16931 | Il comprend les données requises pour être en conformité avec la norme européenne EN 16931. Il intègre ainsi 165 champs de données personnalisables. |
Le profil Extended | Il s'agit de la version la plus complète : toutes les données ci-dessus sont reprises. Il peut être utile pour des factures complexes. |
Quels sont les 3 avantages de Factur-X ?
Compréhensible par tous
Grâce à son caractère hybride, vos client·es peuvent consulter leurs factures facilement grâce au format universel du PDF. Elles sont lisibles par des humains. Mais vos factures sont aussi lisibles par des ordinateurs grâce aux données structurées générées en XML.
C'est pratique car vos client·es peuvent lire votre facture même s'ils ne sont pas équipés pour lire un fichier XML.
C'est aussi un format rassurant quand on passe à la facturation électronique car il combine l'ancienne approche avec des factures numériques classiques et l'approche moderne dématérialisée !
Conforme et sécurisé
L'autre atout de Factur-X, c'est sa conformité. Factur-X est conforme aux exigences légales après la réforme de la facturation électronique car il s'agit de l'un des 3 formats reconnus par l'administration fiscale.
Il répond également à la norme sémantique européenne EN 16931 pour les factures dématérialisées et s’inscrit donc pleinement dans les enjeux de la réforme.
Enfin, Factur-X vous permet aussi d'avancer vers plus de sécurisation dans le traitement et la manipulation des données de vos client·es par rapport à des factures numériques classiques ou des factures papier.
Facile à mettre en oeuvre
Dernier atout, Factur-X est un format facile à implémenter dans les entreprises. Il est moins complexe que les 2 autres formats reconnus par l'État, l'UBL et le CII.
Il s'intègre également facilement avec les ERP et autres logiciels de gestion et de comptabilité fréquemment utilisés. Il s'intègre aussi à Chorus Pro (la plateforme du secteur public). Pas de problème de comptabilité à prévoir donc !
⚡️
Globalement, le passage à la facturation électronique permettra de réduire les coûts pour les entreprises (moins de papier) mais aussi de gagner du temps grâce à l'automatisation des processus de facturation.
Qui doit utiliser Factur-X ?
Les entreprises concernées par la réforme de la facturation électronique peuvent utiliser le format Factur-X pour se mettre en conformité avec la loi.
L'émission de factures au format électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA travaillant en France avec d'autres entreprises (B2B).
La dématérialisation des factures deviendra obligatoire 🗓️ :
au 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront être en mesure d’émettre des e-factures ;
au 1er septembre 2027 : l’obligation de transmettre des factures par voie électronique s’étendra aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro-entreprises ;
au 1er septembre 2026 : vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques (toutes tailles d'entreprises).
💡
Factur-X est le format privilégié des petites et moyennes entreprises travaillant avec des client·es en France.
Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA
Comment faire une facture Factur-X ?
Si vous avez décidé d’anticiper l’adoption de cette réforme, vous aurez besoin de savoir créer une facture conforme Factur-X.
Pour générer des factures électroniques Factur-X, il faut que votre logiciel de comptabilité ou de création de factures propose déjà le format. Si c’est le cas, vous pourrez choisir ce format soit lors de la création de la facture, soit lors de son exportation.
Néanmoins, beaucoup de logiciels ne proposent pas encore le format Factur-X et c’est normal.
Pourquoi ? Car le premier volet de la réforme n’interviendra qu’en 2026 et d’autres formats existent également comme le format CII et le format UBL.
Sachez qu’il vous sera également possible de convertir vos factures au format PDF classique vers le format Factur-X directement sur les plateformes agréées (PA, ex-PDP, plateformes de dématérialisation partenaires).
💡 L'utilisation d'une plateforme agréée (PA) ou d'un opérateur de dématérialisation (OD) sera obligatoire avec la réforme pour la gestion de vos factures.
Bonne nouvelle 🎊
Shine sera Plateforme Agréée (PA) ! Notre logiciel de facturation vous offrira bientôt la possibilité d’émettre vos devis et facture au format Factur-X et de réceptionner facilement les factures envoyées électroniquement.
Factur-X : l'essentiel à retenir
Avec Factur-X, éditer une facture sera moins coûteux, plus agréable et plus adapté aux PME européennes. Mais surtout, tout pourra se faire en ligne, sans avoir à utiliser nos imprimantes désuètes et polluantes ! 🖨️
L’utilisation du double format Factur-X PDF et XML (aussi appelée facture hybride ou facture mixte) n’attend plus que vous.
Pour aller plus loin, voici tout ce qu'il faut savoir sur le fonctionnement de l'e-facturation.
Vous recherchez une solution pour éditer des factures super facilement et programmer des relances en un clic ? Nous vous invitons à découvrir l’outil de facturation Shine !
