Comment déclarer la TVA ?

écrit le lundi 3 septembre 2018 - Voir les commentaires

Vous avez des sueurs froides à l’idée de faire votre première déclaration ? Pas d’affolement, tout va bien se passer : nous sommes là pour vous guider pas à pas et vous expliquer les démarches à suivre.

1. S’inscrire sur l’espace professionnel du site impôts.gouv.fr

Vous avez peut-être déjà un compte dans la mesure où il est nécessaire de s’inscrire pour payer les autres impôts et taxes. Si c’est le cas, rendez-vous à l’étape 2 !

Sinon, pas de panique ! Voici le chemin à suivre :

  • Création du compte :

    • Aller sur « Création de mon espace professionnel », puis sur « 1ère étape : Créez votre espace »

    • Remplir les données personnelles et le numéro SIREN, puis cliquer sur « valider »

    • Attendre de recevoir la lettre qui contient le code unique avec lequel vous pourrez activer votre compte

  • Validation du compte :

    • Retourner sur votre espace professionnel

    • Rentrer le code unique reçu par courrier

    • C’est bon ! Votre compte est activé 😊

2. Dire par mail à votre Service des Impôts des Entreprises que vous avez dépassé les plafonds

Si vous n’êtes pas un petit nouveau de la déclaration de TVA, rendez-vous directement à l’étape 4. Sinon, pour trouver votre Service des Impôts des Entreprise, suivez le guide ! Vous trouverez ensuite l’adresse mail, qui est indiquée en-dessous du nom de votre Service des Impôts des Entreprises.

Dans le mail à votre Service des Impôts :

  • Indiquez votre régime de TVA. Pour savoir à quel régime vous appartenez par défaut, nous vous invitons à lire cet article sur les différents régimes de TVA (régime réel simplifié, régime réel normal et régime mini-réel). Selon votre chiffre d’affaires, vous pouvez avoir le choix de votre régime de TVA.

  • Indiquez la date de dépassement des seuils de la franchise de TVA. (Pour rappel : vous êtes redevable de la TVA à partir du premier jour du mois de dépassement)

  • Vous pouvez également demander votre numéro de TVA intracommunautaire si vous ne le connaissez pas. Il est en effet indispensable de l’indiquer sur toutes vos factures.

Une fois votre mail reçu, votre Service des Impôts va activer une fonctionnalité vous permettant de déclarer la TVA sur votre espace professionnel.

3. Retourner sur votre espace professionnel pour remplir le formulaire d’adhésion au régime de TVA

Première étape : télécharger le formulaire d’adhésion

  • Une fois connecté sur l’espace professionnel, allez sur la rubrique « Mes services »

  • Cliquez sur « J’adhère »

  • Entrez le SIREN de l’entreprise

  • Précisez votre statut : il faut indiquer ici « représentant légal » (sauf si vous avez été chargé par une entreprise de faire ces démarches pour elle, dans ce cas vous êtes une « personne mandatée »)

  • Sélectionnez le service « Déclarer la TVA » et « Payer la TVA » (pas de panique, si le service « payer la TVA » n’apparait pas, il suffit d’envoyer un mail à votre service des impôts pour leur demander de le rajouter sur le formulaire d’adhésion)

  • Indiquez votre compte bancaire dédié à votre activité professionnelle (renseigner votre IBAN et votre BIC, l’adresse et le nom de votre banque). Vous pouvez trouver votre RIB Shine dans la section "Plus", en haut de l'écran !

  • Signez électroniquement et confirmez la demande d’adhésion

  • Téléchargez le formulaire en pdf

Vous pouvez alors visualiser votre formulaire d’adhésion ! 👓🔍

Deuxième étape : envoyer le formulaire à votre Service des Impôts

  • Imprimer le formulaire d’adhésion

  • Le signer, inscrire la date et votre nom

  • L’envoyer au Service des Impôts.

Votre adhésion est terminée ! Vous recevrez une lettre de prise en compte de l’adhésion par votre Service des Impôts dans les jours qui suivent l’envoi du formulaire.

Troisième étape : remplir le mandat de prélèvement et l’envoyer à votre banque

  • Toujours sur votre espace professionnel, cliquer sur « Editer le mandat interentreprises »

  • Imprimer le mandat SEPA fourni et le signer

  • L’envoyer à votre banque par voie postale (et par mail à votre banquier pour avoir une trace)

Cette dernière étape est très importante car vous risquez d’avoir des pénalités lors du paiement de la TVA si le prélèvement est rejeté.

4. Remplir la déclaration de TVA

Première étape : se munir des informations suivantes

  • Votre numéro SIREN

  • La date limite de dépôt du formulaire de déclaration

  • Les sommes encaissées (ou facturées selon le mode de paiement) sur la période. Il faut avoir sous les yeux à la fois les montants facturés qui ont fait l’objet d’une facturation avec TVA, mais également ceux exonérés de TVA (par exemple hors UE) !

  • Les factures et les notes de frais sur lesquelles vous avez payé de la TVA (vous ne pouvez pas récupérer de TVA sur les opérations où la TVA n’apparait pas). Il faut également s’assurer que la TVA est bien déductible sur ces opérations (il n’est pas possible de déduire la TVA sur une facture d’essence par exemple).

  • Votre dernière déclaration (si ce n’est pas la première fois que vous déclarez la TVA), dans le cas où vous bénéficiez d’un report de TVA sur la période précédente.

Deuxième étape : aller sur votre espace professionnel

  • Rentrer le numéro SIREN

  • Cliquer sur « Déclarer la TVA »

  • Choisir la bonne période

Troisième étape : remplir la déclaration

Pour simplifier le tuto, nous prenons l’exemple d’une entreprise assujettie à la TVA au régime réel normal qui paye moins de 4 000€ de TVA par an et déclare donc trimestriellement avec un formulaire CA3.

  • Si vous n’avez rien à déclarer sur la période concernée (ni TVA collectée, ni TVA déductible, ni crédit de TVA reporté), il faut cocher la case 0010 (déclaration « néant »).

Sinon, voici comment remplir les différentes sections :

  • Section A : renseigner les montants sur lesquels vous avez collecté de la TVA de 01 à 3C en fonction du type d’opération (il faut indiquer le montant hors taxe), et les montants sur lesquels vous n’avez pas collecté de TVA de 04 à 7B. La ligne 02 correspond aux autres opérations imposables comme des subventions soumises à la TVA.

  • Section B – TVA brute : ici il faut calculer le montant de TVA collectée en fonction du taux de TVA correspondant aux montants enregistrés à la section A. En 0207 par exemple il faut indiquer le montant total d’opérations qui sont assujetties au taux de TVA 20%, le montant écrit doit être celui hors taxe H.T. Ensuite il faut appliquer le taux de 20% à ce montant (c'est-à-dire le multiplier par 0,20) et reporter le chiffre obtenu dans la colonne « Taxe due ». La ligne 15 correspond au montant qu’il faut indiquer si vous avez déduit trop de TVA la période précédente.

  • Section B – TVA déductible : il s’agit ici d’inscrire le montant de TVA de toutes les dépenses sur lesquelles vous avez payé de la TVA (et pour lesquelles la TVA est déductible). Pour cette partie, il est demandé de détailler le type d’opération enregistrée : si c’est une immobilisation (ligne 19) ou d’autres types de biens et services (ligne 20, vous pouvez inscrire dans cette ligne par exemple le montant de la TVA correspondant aux honoraires de votre comptable). La ligne 21 est réservée à la régularisation, c’est-à-dire aux montants que vous auriez oubliés d’inscrire à la période précédente. La ligne 22 correspond, quant à elle, au crédit de TVA dont vous n’avez pas demandé le remboursement à la période précédente et qui se reportent dès lors sur la période suivante. Enfin, la ligne 2C correspond aux montants de TVA que vous auriez déjà reversés à l’Etat (si vous avez trop versé à la période précédente par exemple).

  • Section Crédit/Tva à payer : le montant final à payer (ou le montant du crédit de TVA) se calcule automatiquement. Il faut cependant indiquer en ligne 26 si vous souhaitez obtenir le remboursement de la TVA (dans le cas d’un crédit de TVA), sinon le crédit de TVA est automatiquement inscrit à la ligne 27 comme un crédit à reporter. Cela signifie que vous pourrez recevoir ce crédit de TVA à la période suivante si vous en faites la demande.

Quatrième étape : payer ou se faire rembourser !

  • Une fois que vous avez validé votre déclaration, vous pouvez enregistrer le formulaire. Vous recevez un accusé de réception qu’il faut enregistrer également.

  • Ensuite, on vous propose de payer la TVA (si vous avez de la TVA à payer). Il faut alors cliquer sur le bon compte bancaire, payer et enregistrer ! N’oubliez pas de télécharger la preuve de paiement à la fin (une fois la déclaration et le paiement terminé, vous ne pourrez plus télécharger ces justificatifs).

  • Si vous avez un crédit de TVA, il faut remplir le formulaire n°3519. Sur ce formulaire, indiquez votre nom, le montant de crédit de TVA, vos coordonnées bancaires (si c’est la première fois que vous demandez un crédit de TVA), le détail des opérations qui ont donné lieu à de la TVA déductible, et joignez les justificatifs de ces opérations. Enregistrez ensuite le formulaire et l’accusé de réception.

  • Une fois votre formulaire complété et validé, si vous avez de la chance vous êtes remboursé rapidement. Il est possible néanmoins que l'on vous demande des justificatifs supplémentaires et que la prise en compte de votre demande prenne donc plus de temps. Si jamais votre demande de crédit de TVA est rejetée, le crédit de TVA est automatiquement reporté à la période suivante. Ne perdez pas espoir, vous pourrez donc retenter le coup la prochaine fois !

Nous espérons que ce tuto vous aidera à faire votre première déclaration (et les suivantes) ! N’hésitez pas à poser des questions en commentaire : nous n’abordons pas tous les cas particuliers donc il est possible que vous ayez des questions spécifiques à votre situation. L’équipe Shine est là pour vous !

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