Facturation électronique : être prêt·e en 6 étapes
Publié le 26 août
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
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La facturation électronique arrive dès le 1er septembre 2026 ! Êtes-vous sûr·e d’être bien préparé·e pour les changements à venir ? Avez-vous prévu un plan d’action pour les prochains mois ?
Si ce n’est pas encore le cas, cet article pourra vous aider à vous y préparer sereinement. Voici comment vous organiser pour la dématérialisation de vos factures en 6 étapes.
Étape 1 : connaître ses obligations
Commençons par faire un rapide point sur la réforme pour savoir si votre entreprise est concernée.
La réforme de la facturation électronique a pour but de renforcer la compétitivité des entreprises et la lutte contre la fraude à la TVA. Pour cela, l’État va imposer aux entreprises d’échanger leurs factures par voie électronique.
Une facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par e-mail. Il s'agit d'un système entièrement dématérialisé où vos factures transitent par des plateformes certifiées par l'État dans des formats encadrés.
👉 La quasi-totalité des entreprises est concernée à différents niveaux. Voici les 3 grandes obligations de la réforme :
1. Obligation de réception : vous devez être en mesure de réceptionner les factures électroniques de vos fournisseurs. Cette obligation concerne toutes les entreprises.
2. Obligation d'émission : vous devez envoyer vos factures au format électronique. Cette obligation concerne les entreprises qui ont une clientèle B2B, sont assujetties à la TVA et réalisent des activités sur le territoire français. Seules certaines entreprises ne sont pas concernées : les entreprises travaillant avec des particuliers, des clients à l’étranger et les opérations exonérées de TVA.
3. E-reporting : il s’agit d’une obligation de transmission automatique de vos données de facturation à l'administration fiscale.
📅 Quand devez-vous être prêt·e ?
1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et obligation d'émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les petites et moyennes entreprises (y compris les micro-entreprises).
Je découvre le futur outil de facturation électronique de Shine
Étape 2 : faire l'état des lieux de votre facturation actuelle
Avant de vous lancer dans la facturation électronique, vous devez savoir d'où vous partez.
Et pour cela, vous devrez cartographier vos flux de facturation. L'idée est de retracer le parcours d’une facture dans votre entreprise, depuis sa réception/son émission jusqu’à sa mise en paiement. Une cartographie de vos flux de facturation vous permettra d'identifier les changements à faire à chaque étape et d'anticiper les éventuelles difficultés.
👉 Voici quelques pistes d’audit pour faire l’état des lieux de votre facturation :
Les personnes impliquées : qui gère la facturation dans votre entreprise ? Combien de personnes sont concernées ?
Le volume de factures : combien de factures émettez-vous et recevez-vous par mois ?
Les formats utilisés : PDF, format papier ou utilisez-vous déjà des formats électroniques ?
Le mode de transmission des factures : e-mail, courrier, plateforme EDI ?
Vos client·es : avec quels types d'entreprises travaillez-vous ? Exclusivement en B2B ou en B2C ou avez-vous une clientèle mixte ?
Vos fournisseurs : à qui achetez-vous des services ? Sont-ils concernés par la facturation électronique ?
📌
Exemple :
Faisons un état des lieux de la facturation de Valentin, graphiste en freelance.
Valentin est seul à gérer ses factures. Il travaille uniquement avec des entreprises et envoie ses factures au format PDF par mail. Il envoie peu de factures : au maximum 5 par mois. Il réalise aussi différents achats pour son entreprise auprès de professionnels concernés par la facturation électronique, notamment pour des logiciels.
Étape 3 : vérifier la compatibilité de vos outils actuels
Vous n'êtes pas obligé·e de changer de logiciel comptable ou d'ERP pour être en conformité avec la réforme ! Le plus important est de vérifier que vos outils actuels sont compatibles avec les nouvelles exigences.
👉 Voici les questions à se poser :
Votre logiciel prend-il en charge les nouveaux formats obligatoires (Factur-X, UBL ou CII) ?
Votre logiciel est-il agréé en tant que plateforme agréée ou opérateur de dématérialisation ?
Si votre logiciel actuel ne répond pas à ces critères, il faudra penser à en changer. La plupart des logiciels vont sans doute se mettre à jour, mais il faut toujours mieux vérifier pour éviter les mauvaises surprises !
📌
Reprenons l’exemple de Valentin : il utilise un logiciel de comptabilité basique et possède un compte pro Shine. Son logiciel de comptabilité ne pourra pas l’aider dans sa version actuelle à se mettre en conformité. Mais bonne nouvelle : il pourra utiliser son compte Shine pour faire ses factures électroniques car Shine sera plateforme agréée !
Un compte pro complet pensé pour vous.
Étape 4 : faire le point sur vos besoins
Maintenant que vous connaissez vos usages, il est temps de se poser une question simple : est-ce que votre logiciel actuel suffit à couvrir vos besoins ?
Le but : trouver les outils qui vous correspondent vraiment 🎯.
Voici quelques réflexions à mener :
De quel niveau d’automatisation avez-vous besoin ?
Quels sont les changements acceptables dans vos habitudes ?
Quel est votre budget pour vous mettre en conformité ?
📌
Valentin, notre graphiste, n’a pas besoin d’une automatisation poussée : il ne fait que 5 factures par mois. Il n’a pas prévu de budget et ne souhaite pas modifier ses habitudes. C’est parfait : il pourra continuer d’utiliser son compte Shine sans débourser un centime de plus.
À l’inverse, prenons l’exemple de Coralie. Elle dirige une SARL de transport employant plus de 25 salarié·es. Elle estime que sa secrétaire passe beaucoup trop de temps à gérer des factures chaque mois. Avec un nombre de factures élevé, elle souhaite automatiser au maximum et n’a pas peur de changer ses process. La réforme est l’occasion de le faire ! Elle prévoit une petite enveloppe pour former sa secrétaire et adopter de nouveaux outils performants.
Étape 5 : choisir votre plateforme agréée (ex-PDP)
Maintenant que vous y voyez plus clair, il est temps de choisir une plateforme agréée.
Pour rappel, le portail public de facturation (PPF) qui devait être mis en place n’est plus une option possible. Vous devez donc vous tourner vers une plateforme agréée (PA, anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire, PDP) au plus tard le 1er septembre 2026.
Ces dernières vous permettent :
d’émettre des factures électroniques ;
de recevoir des e-factures ;
de remplir votre obligation d’e-reporting auprès de l’administration fiscale.
Ces plateformes sont immatriculées par l'État contrairement aux opérateurs de dématérialisation (OD) qui sont des intermédiaires devant passer par une plateforme agréée.
👉 Comment choisir sa plateforme agréée ?
Votre plateforme doit répondre à plusieurs critères :
✅ conformité aux nouvelles obligations légales ;
✅ sécurité de vos données ;
✅ simplicité d'utilisation pour éviter de perdre du temps ;
✅ interopérabilité, c’est-à-dire, compatibilité avec vos outils, vos formats et les autres plateformes ;
✅ service client réactif pour vous aider en cas de besoin ;
✅ tarification adaptée à vos besoins.
Shine sera Plateforme Agréée dès 2026 ✨
Shine remplit tous ces critères ! Vous pourrez gérer vos factures électroniques directement depuis votre compte pro.
Étape 6 : adapter vos processus, former vos équipes et faire des tests
Dernière étape à ajouter pour les entreprises plus importantes : la gestion du passage à la facturation électronique proprement dite.
Vous devez commencer par identifier les personnes concernées par le traitement des factures dans votre entreprise : comptables, assistants administratifs, commerciaux...
Ces personnes devront adapter leurs habitudes de travail et de facturation. Elles devront donc être formées aux nouveaux outils et usages.
Vous pouvez également prévoir une phase de test pour vérifier que les factures envoyées sont conformes, que vous recevez bien les factures par voie électronique et qu’elles s’intègrent correctement dans votre comptabilité.
Pour vous aider, vous pouvez nommer une personne responsable du suivi pendant le temps d’adaptation.
Récap’ : réussir sa préparation à la facturation électronique en 6 étapes
Voici les 6 étapes clés pour aborder sereinement la transition vers la facturation électronique :
1️⃣ Connaître ses obligations et identifier les dates butoirs.
2️⃣ Faire un état des lieux de votre facturation actuelle.
3️⃣ Vérifier la compatibilité de vos outils actuels.
4️⃣ Définir vos besoins pour choisir la bonne solution.
5️⃣ Choisir une plateforme agréée pour vous accompagner.
6️⃣ Former vos équipes, adapter vos process et faire des tests.
Plus vous vous y prendrez tôt, plus la transition sera fluide. Pour vous convaincre de vous y mettre rapidement, vous pouvez découvrir ici les 8 avantages de la facturation électronique.
Découvrez comment Shine vous accompagne dans la facturation électronique sans surcoût.
