Comment fonctionne l’indemnité kilométrique vélo ?

Les conditions d’application du forfait mobilités durables

Les indemnités kilométriques vélo (IKV) sont entrées dans le forfait mobilités durables le 10 mai 2020. Ce forfait est versé par l’entreprise aux salarié·es se rendant au travail par le biais d’un moyen de transport durable. 

Il peut s’agir : 

• d’un vélo (de route, de course, VTT, vélo électrique ou même un tandem) ;

• d’un service de mobilités durables partagé (location en libre-service de vélo, de trottinette, partage de véhicule hybride ou électrique, etc.) ;

• des transports publics (hors abonnement concerné par la prise en charge obligatoire des frais de transports publics) ; 

• de covoiturage en tant que conducteur ou passager ;

• d’un véhicule de catégorie L1e ou L2e (cyclomoteur), de catégorie L3e ou L4e (motocyclette), d’un engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé en location ou en libre-service ;

• depuis le 1er janvier 2022, d’un engin de déplacement personnel motorisé ou non dont le salarié est propriétaire.  

L’indemnité du forfait mobilités durables peut être versée sous forme d’un forfait mensuel ou trimestriel.

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Quelles sont les modalités d’application ?

Les modalités, les critères d’attribution et le montant de la prise en charge doivent être établis par accord d’entreprise, d’interentreprises ou par accord de branche. 

S’il n’y a pas d’accord, la prise en charge de ces frais peut être décidée par décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe. 

Quand l'employeur rembourse les dépenses liées aux déplacements éco-responsables de ses employé·es par le biais du forfait mobilités durables, il doit le faire de la même manière pour tous les salarié·es de l'entreprise remplissant les critères permettant d’en bénéficier.

Le ou la salarié·e doit fournir à son employeur pour chaque année civile un justificatif de paiement pour ce ou ces moyens de déplacement ou une attestation sur l'honneur.

Sous certaines conditions, cette indemnité peut être cumulée avec le remboursement des transports en commun. 

Le forfait mobilités durables est exonéré de cotisations et contributions sociales dans la limite de 800 € par an et par salarié·e, mais le remboursement aux salarié·es peut aller au-delà de cette limite. 

Le forfait mobilités durables étape par étape

Vous êtes employeur ? Voici comment mettre en place le forfait mobilités durables, pas à pas. 

1. Établir un diagnostic

Vous pouvez commencer par effectuer un état des lieux de la mobilité de vos salarié·es entre leur domicile et leur lieu de travail. Grâce à ce diagnostic, vous serez en mesure de préparer la négociation annuelle sur la qualité de vie au travail, obligatoire pour les entreprises de plus 50 salarié·es.

2. Se renseigner sur la mise en œuvre

Il est essentiel de se renseigner sur les possibilités de mise en œuvre de ce forfait mobilité au sein de votre entreprise. Quels sont les critères d’attribution ? Combien ça coûte ? Vous pouvez vous aider de la FAQ du gouvernement dédiée à ce dispositif.

3. Créer un plan d’action

Avec l’aide de l’organe qui représente vos salarié·es s’il existe, vous pouvez désormais déterminer les modalités et les critères d’attribution ainsi que le montant de l’indemnité. 

4. Informer les salarié·es

Il est temps d’informer vos salarié·es de la mise en place de votre plan d’action et de les sensibiliser à la nécessité d’utiliser des moyens de transport plus propres et moins coûteux. Vous pouvez le faire via un document récapitulatif des modalités en rappelant que le forfait mobilités durables est cumulable avec un abonnement transports en commun.

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5. Prévoir l’évolution

Avec les partenaires sociaux, vous pouvez définir les critères d’évaluation et le suivi dans le temps de l’accord défini. Par exemple, comment cette mesure permet-elle de réduire l’empreinte écologique des salarié·es, d’améliorer leur qualité de vie ? Les équilibres financiers sont-ils atteints ? Le tableau de bord mis en place vous permettra de prévoir ou non une évolution de l’accord. 

6. Appliquer le forfait mobilité réduite

Vos salarié·es ont plusieurs moyens de justifier les dépenses de leur mobilité. L’attestation sur l’honneur est la plus pratique, en plus d’être gage de confiance.

Une fois par an, ils rédigent une attestation d’utilisation d’un moyen de transport durable et éligible au Forfait mobilités durables. Les justificatifs supplémentaires doivent être conservés en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle par les impôts. 

Vous pouvez aussi fonctionner via des notes de frais ou une carte de paiement mobilité. 

En ce concerne l’utilisation du vélo en particulier, le forfait mobilités durables peut prendre la forme : 

• d’un montant forfaitaire pour l’utilisation du vélo ;

• d’un montant forfaitaire par kilomètre parcouru ou par nombre de jours de pratique ;

• une participation aux dépenses réelles (achat, location de vélo, achat d’accessoires de sécurité, frais d’entretien et de réparation, abonnement à un stationnement sécurisé vélo).

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour faire adorer le vélo à vos employé·es.

Indemnité kilométrique vélo : l’essentiel à retenir

Voici ce qu’il faut retenir sur l’indemnité kilométrique vélo : 

• l’indemnité kilométrique vélo a été remplacée par le forfait mobilités durables ;

• il concerne tout type de vélo, mais aussi l’achat ou la location ;

• il peut être versé sous la forme d’un forfait mensuel ou annuel ;

• il peut être établi par accord de branche, d’entreprise, d’interentreprises ou par décision unilatérale de l’employeur ;

• il doit être appliqué à l’ensemble des salarié·es ;

• il est exonéré de cotisations & contributions sociales dans une limite de 800 € ;

• le salarié·e doit fournir certains justificatifs. 

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