Comment calculer ses frais de déplacement professionnels ?
Publié le 30 août 2022
Mis à jour le 1 avril
3 min. de lecture
Publié par Amandine Dujardin
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 1 avril
3 min
Vous utilisez régulièrement votre véhicule personnel pour faire de la prospection ou aller donner des formations à des client·es dans d’autres régions ? Vous prenez l’avion une fois par mois pour vous rendre sur un chantier à l’étranger ? Pour que ces allers-retours ne se transforment pas en un gouffre financier, vous pouvez vous faire rembourser ces frais de déplacement pro par votre employeur. Voici comment les calculer.
Quels déplacements sont compris dans ces frais ?
Les frais de déplacement professionnel correspondent aux dépenses engendrées lors des déplacements liés à votre métier.
📌 Par exemple : si vous allez à la boulangerie pour acheter des croissants pour votre réunion d’équipe du vendredi matin, il s’agira de frais de déplacement pro. Ceux-ci pourront donc être comptabilisés dans le calcul des frais de déplacement pro !
Ils peuvent inclure :
les coûts réels liés au voyage (le vol, le billet de train, les frais d'autoroute, d’essence, d'hôtel, etc.) ;
les frais de subsistance (la nourriture, les boissons consommées durant les trajets) ;
tous les autres frais occasionnés par le voyage, comme les frais de représentation.
Bon à savoir 🔎
Toutes les dépenses engagées doivent faire l’objet d’une justification. Vous devez fournir une facture ou un ticket de caisse à votre employeur pour chaque dépense avancée.
Comment calculer ses frais de déplacement pro ?
Les frais de déplacement pro sont calculés en fonction du barème de l'administration fiscale. Celui-ci est publié chaque année sur le site du gouvernement et inclut :
la dépréciation du véhicule ;
les frais de réparation et d’entretien ;
les dépenses de pneumatiques ;
la consommation de carburant ;
et les primes d’assurances.
Pour calculer ces frais, il faut prendre en compte la puissance fiscale de votre véhicule (disponible sur sa carte grise) et le nombre de kilomètres parcourus.
Prenez de l'avance sur votre comptabilité.
Le barème kilométrique applicable aux voitures (en €)
Voici le barème kilométrique voiture thermique en vigueur lors de la dernière déclaration de revenus :
Le barème kilométrique applicable aux voitures (en €)
Puissance administrative (en CV) | Distance jusqu'à 5 000 km | Distance de 5 001 km à 20 000 km | Distance au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
3 CV et mois | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Voici à titre indicatif le barème kilométrique pour les motocyclettes (2 ou 3 roues de cylindrée supérieure à 50 cm3) en vigueur lors de la dernière déclaration de revenus :
Le barème kilométrique applicable aux 2 roues (en €)
Puissance fiscale | Distance jusqu'à 3000 km | Distance de 3001 à 6000 km | Distance au-delà de 6000 km |
|---|---|---|---|
1 ou 2 CV | d x 0.395 | (d x 0.099) + 891 | d x 0.248 |
3, 4 ou 5 CV | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1158 | d x 0.275 |
Plus de 5 CV | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1583 | d x 0.343 |
*Les barèmes 2025 n'est pas encore connu.
Exemple concret de calcul des frais kilométriques
En 2024, il fallait donc multiplier la distance par 0,529 si vous avez réalisé 5000 km ou moins avec une voiture de 3 CV.
Si votre véhicule comporte 4 CV et que vous avez parcouru 5500 km, le calcul suivant devra être fait : (d x 0,340) + 1 330.
Vous avez réalisé plus de kilomètres ? Votre voiture possède-t-elle davantage de chevaux ? Alors, vous devez vous référer à la bonne case du barème de l'administration fiscale.
Pour les frais liés aux autres moyens de transport (bus, train, avion, taxi) et aux autres frais de déplacement pro (hôtel, restaurant), le calcul est simple. Pour le bus par exemple, votre entreprise n’a qu’à vous rembourser le prix de l’abonnement. Vous devez toujours penser à conserver vos reçus pour prouver à vos supérieurs que vous avez bien avancé ces frais.
Le saviez-vous ? 🌟
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement pro sont majorés de 20 % à partir du barème de l’administration fiscale.
Calcul des frais de déplacement pro : le récap'
Dès lors que vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, vous pouvez vous faire rembourser. Cela fonctionne également pour les deux-roues et les cyclomoteurs mais les barèmes sont différents.
Pour calculer vos frais professionnels liés à vos déplacements selon votre situation et votre véhicule, vous pouvez vous référer au questionnaire du site des impôts ou aux barèmes disponibles sur le site du service public.
Vous avez plutôt tendance à pédaler ? Nous vous invitons à découvrir notre guide sur l’indemnité kilométrique vélo.
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