Facturation électronique : devez-vous changer d’outil de facturation ?
Publié le 3 novembre
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
5 min
Vous êtes concerné·e par la réforme de la facturation électronique et vous vous demandez si vous devez changer d’outil de facturation pour vous mettre en conformité ? En réalité, cela dépend de votre situation et de votre outil actuel. Nous avons examiné les 4 cas les plus répandus pour vous aider à prendre une décision.
La facturation électronique : pour qui, quand et pourquoi ?
La facturation électronique va être généralisée à la grande majorité des entreprises en France à partir de 2026. Cette réforme d’ampleur va permettre de lutter contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée et d’améliorer les connaissances de l’administration fiscale sur la situation économique des entreprises françaises.
La facturation électronique va concerner à la fois l’émission de factures par voie électronique et la réception de factures électroniques.
Toutes les entreprises devront pouvoir réceptionner des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. Elles devront également envoyer des factures électroniques si :
elles sont assujetties à la TVA en France ;
elles travaillent avec d’autres entreprises.
Dans ce cas, elles devront émettre des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Cette date est repoussée au 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.
Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?
Faut-il changer de logiciel de facturation ? 4 exemples concrets
Si la facturation électronique vous concerne, voici 4 cas détaillés pour vous aider à vérifier si vous avez besoin d’un changement d’outil de facturation.
Cas n°1 : vous n’avez pas de logiciel pour vos factures
Vous faites encore vos factures sous Word ou Excel et vous les envoyez en PDF ?
Il faut savoir qu’avoir un outil de facturation n’est pas une obligation légale… Mais faire sans au quotidien va devenir très compliqué avec la réforme.
Ici, tout dépend de vos obligations en terme de facturation électronique :
Si vous devez recevoir des factures, vous n’avez pas besoin de logiciel de facturation. Vous n’avez besoin que d’une plateforme agréée pour réceptionner vos factures.
Si vous devez envoyer des factures : vous aurez généralement besoin d’un logiciel pour créer une facture électronique dans le bon format. À noter : il est cependant possible que certaines plateformes agréées proposent des modules de facturation basiques pour saisir vos factures ou les convertir dans l’un des formats reconnus.
👉 Dans cette situation, ce n’est pas donc pas une obligation. Mais c’est sans doute l’occasion de choisir un logiciel pour vous accompagner ! Vous pouvez retrouver juste ici une sélection des meilleurs logiciels de facturation.
Exemple 📌
Lucie est micro-entrepreneure. Elle fabrique et vend des bijoux artisanaux. Elle facture uniquement à une clientèle de particuliers et n’a pas de logiciel de facturation. Dans son cas, elle n’a effectivement pas besoin d’un logiciel car elle n’a pas l’obligation d’émettre des factures électroniques. En revanche, elle devra être capable de réceptionner des factures électroniques comme toutes les entreprises. Pour cela, elle n’a pas besoin d’un outil de facturation mais bien d’une plateforme agréée !
Cas n°2 : votre outil de facturation ne prévoit pas de se mettre à jour
Votre logiciel actuel ne communique pas sur une mise à jour en vue de la réforme de la facturation ? C’est possible si vous utilisez un logiciel freemium ou une version gratuite. C’est aussi le cas des logiciels anciens rarement mis à jour.
👉 Dans cette situation, nous n’allons pas y aller par 4 chemins : il est sans doute temps d’envisager un changement d’outil de facturation.
Avant de tout changer, vous pouvez contacter le support de votre outil actuel pour avoir des informations sur ce qu’ils envisagent en vue de la réforme. Les changements sont peut-être encore en cours d’implémentation !
🚩 Voici 3 red flags qui pourraient vous amener à changer d’outil :
Votre logiciel ne prend pas en charge les formats structurés reconnus (Factur-X, UBL ou CII). Dans ce cas, vous ne pourrez pas enregistrer vos factures au bon format ni lire des factures électroniques.
Votre logiciel n’est pas compatible avec les plateformes agréées (ex-plateforme de dématérialisation partenaire). Les factures électroniques doivent obligatoirement être transmises via une plateforme agréée.
Votre logiciel n’est pas 100 % sécurisé : transmission des données, archivage et conservation… Toutes ces étapes doivent être sécurisées.
Exemple 📌
Guillaume est consultant marketing en SASU. Il travaille avec des entreprises en France et est donc concerné par la réforme. Cependant, il utilise encore un logiciel de facturation assez ancien qui n’est plus mis à jour. En plus, son logiciel ne prend pas en charge le format Factur-X (le plus répandu pour les TPE) ! Il devra donc changer de logiciel pour adopter un outil conforme à la facturation électronique.
Cas n°3 : votre outil de facturation ne propose pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin
Avoir la volonté de s’adapter à cette nouvelle réforme, c’est bien mais ce n’est pas toujours suffisant !
Il est possible que votre logiciel ne soit pas capable de supporter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Exemples :
il n’est pas compatible avec certains de vos outils ;
il ne prend pas en compte un format structuré spécifique ;
il vous oblige à multiplier les outils nécessaires pour gérer vos factures ;
le prix du logiciel va augmenter…
👉 Dans ces cas, c’est peut-être une opportunité de changer pour un outil plus performant et surtout plus adapté à votre entreprise.
Exemple 📌
Amandine est à la tête d'une petite SARL dans le domaine du transport qui compte 10 salariés. Elle cherche à améliorer le système de facturation actuel dans son entreprise. Elle veut que les factures soient traitées plus rapidement et souhaite limiter les erreurs humaines. Mais son outil actuel n’intègre pas suffisamment d’automatisations pour y parvenir et son rapport qualité-prix n'est pas à la hauteur. La réforme est donc l’occasion idéale pour changer son logiciel !
Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA
Cas n°4 : votre outil de facturation sera uniquement solution compatible (SC)
Dans cette situation, changer d’outil de facturation n’est pas obligatoire. Dans le cadre de la réforme, une solution compatible (ex-opérateur de dématérialisation) est un outil permettant de :
créer vos factures (pour certains) ;
transformer vos factures PDF en facture au format structuré ;
se connecter à une plateforme agréée…
Mais attention : une solution compatible n’est pas capable d’émettre et de recevoir directement des factures électroniques. Elle doit s’appuyer sur une plateforme agréée.
👉 Vous devrez donc aussi choisir une plateforme agréée en plus de votre solution compatible. Cela peut complexifier vos process de facturation mais ce n’est pas bloquant.
Exemple 📌
Kévin est coach spécialisé dans la remise en forme des entrepreneurs. Il utilise un outil de facturation mais après s’être renseigné, il se rend compte que cet outil sera uniquement une solution compatible et non une plateforme agréée. Il préfère se tourner vers un autre logiciel pour éviter de multiplier les outils.
Récap’ : changement d’outil de facturation : oui ou non ?
Alors, devriez-vous envisager un changement d’outil de facturation ? Notre récapitulatif juste ici 👇.
Changer d'outil de facturation : le récap'
Situations | Faut-il changer d’outil ? |
|---|---|
Vous n’avez pas de logiciel | 🟠 |
Il n’y a pas de mise à jour prévue pour le logiciel utilisé | 🔴 |
Le logiciel n’a pas assez de fonctionnalités | 🟠 |
Le logiciel n’est pas plateforme agréée mais uniquement solution compatible | 🟢 |
Changer de logiciel de facturation, ce n’est donc pas obligatoire ! Il est souvent possible de conserver son outil actuel car la plupart des logiciels ont prévu de se mettre à jour pour préparer le passage à la facturation électronique.
Et si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours vous tourner vers Shine : nous proposons un outil de facturation intégré à votre compte pro qui vous permettra d’envoyer et de recevoir des factures électroniques gratuitement.
