Cabinet Loyez : une organisation et des recrutements facilités avec Cegid Loop
Publié le 26 juin
6 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
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Après 8 ans passés chez Deloitte, Grégory Loyez, expert-comptable, a rejoint son père Guy en 2011. Installé à Marcq-en-Baroeul, le cabinet Loyez compte aujourd’hui 35 collaborateur·rices et environ 1500 client·es. Il est utilisateur de Cegid Loop depuis 2020.
Il témoignage des bénéfices apportés par Cegid Loop au quotidien sur l'organisation de son cabinet et la facilitation des recrutements.
À propos du cabinet Loyez
Le cabinet Loyez a été créé en 1983 par Guy Loyez. Fort de ses 30 années d’expérience et un esprit familial, le Cabinet s’est développé et structuré pour répondre aux problématiques de ses client·es avec 2 associés pour y répondre.
Chaque année 1 000 client·es de toutes tailles et de toutes activités renouvellent leur confiance. L’implication des 2 experts-comptables et de l’équipe veillent à promouvoir les valeurs du cabinet : réactivité, disponibilité, conseil, proximité et technicité.
Je ne veux pas faire de saisie en période fiscale !
Pour Grégory Loyez, la période fiscale ne doit sûrement pas consister à rattraper tout ce qui n’aurait pas été fait le reste de l’année.
Pour pouvoir avoir du recul sur les comptes, opérer la révision, finaliser les opérations règlementaires et conseiller utilement les chefs d’entreprise, tout doit être à jour.
« Cegid Loop m’aide à effacer la période fiscale, puisque les dossiers sont tenus à jour en temps réel. Tous les comptes d’attente peuvent maintenant être apurés à fin novembre. Cela change l’ambiance, mais aussi la vision que nos collaborateurs ont de leur métier. »
Ce que Cegid Loop a changé dans l’organisation du cabinet Loyez
Pour Grégory Loyez : « travailler mieux, c’est d’abord éliminer 3 éléments polluants du quotidien » :
le flux incessant et désordonné de documents ;
la production comptable proprement dite ;
la gestion du turn-over des collaborateur·rices.
Le rangement automatique des documents reçus
« Comme beaucoup, nous étions submergés sous les e-mails… Parfois des centaines pour un·e seul·e client·e. Comment s’y retrouver dans cette avalanche de pièces comptables, de courriers administratifs, de demandes spécifiques ? Nous ne sommes pas des détectives de la compta ! Trop souvent, les client·es n’avaient pas intégré que la compta, ça se fait à deux… Dans ces conditions, retrouver un document pouvait prendre beaucoup de temps. »
Avec la transmission des pièces en temps réel dans une GED partagée et leur lecture intégrale par le robot de Cegid Loop, tout ce flux est désormais classé automatiquement, sans risque de perte ou de malentendu.
Le gain de temps sur la production
« Nous gagnons des heures dans beaucoup de domaines, par exemple avec les rapprochements automatiques maintenant que la banque et les factures se déversent au même endroit. Ou dans la gestion des notes de frais qui peuvent se déverser directement dans Cegid Loop. J’estime que cette amélioration de la productivité comptable bénéficie à 75 % de nos dossiers. »
La production est mieux gérée par l’IA qui apporte une sécurité nouvelle : les doublons sont impitoyablement repérés, les affectations sont justes, et les erreurs, s’il y en a eu, sont faciles à tracer.
Un turn-over simplifié entre collaborateur·rices
« Nous avons gagné en souplesse quant à l’affectation des missions et des comptes. Avec Cegid Loop, il est plus facile d’intégrer des équipes : les nouveaux sont plus vite au courant et les départs moins compliqués à gérer. Puisqu’il n’y a plus de perte de connaissance client, les collaborateur·rices sont davantage interchangeables… Et moi je suis moins inquiet si quelqu’un décide de s’en aller ! »
Cegid Loop facilite les recrutements
Le recrutement est devenu difficile en cabinet comptable. Les exigences et le profil des candidats ont changé, notamment vis-à-vis de l’outil de travail qu’ils utilisent au quotidien.
« Ces dernières années, nous sommes passés de 20 à 35 personnes et, après une période de relative stabilité du personnel, nous avons connu récemment deux départs. Ce n’est pas anormal… Mais il faut pouvoir les remplacer, et un bon recrutement, ça coûte cher !
Cegid Loop me facilite le recrutement : une solution 100 % cloud, un logiciel en SaaS et donc toujours à jour des évolutions règlementaires, l’intelligence artificielle au service de la production, c’est attractif pour tous, et pour les jeunes au premier chef, qui ne veulent plus faire de saisie.
Mais leur intérêt pour la solution ne s’arrête pas là : en leur permettant de monter en compétences dans les domaines de la gestion et du conseil, elle participe aussi à la sécurisation de leur emploi et à la construction de leur carrière, une dimension cruciale dans un métier en pleine transformation. »
Implémentation : former des ambassadeur·rices du changement
Avec 3 autres cabinets, Grégory Loyez a construit un groupement moral fort de 300 collaborateur·rices, pour échanger et déployer les nouvelles solutions informatiques.
Ce qui lui a permis de comparer les différentes expériences pour accompagner le changement :
« Certains voulaient commencer sur un petit site, d’autres préféraient basculer tout le monde d’un seul coup. »
Il explique :
« Beaucoup de collaborateur·rices ne présentent pas une attirance particulière pour le changement, du fait du poids des habitudes et de la nécessité à revoir une partie des paramétrages. »
C’est la raison pour laquelle il a opté pour une méthode en 2 étapes :
La formation aux niveaux 1 et 2 d’une partie des effectifs : « 2 personnes par étage, qui ont ensuite la charge d’un ou plusieurs filleuls. Ce sont les ambassadeur·rices du changement ».
La fermeture du cabinet aux client·es pendant une semaine de juillet pour faire migrer tous les collaborateur·rices, accompagnés par leurs parrains.
L’usage de Cegid Loop s’est révélé intuitif pour l’équipe, d’autant que :
« Microsoft Teams constitue un canal de communication interne qui remplace très avantageusement les e-mails. Le partage des documents est plus simple, et nous gagnons également en instantanéité : un client qui veut revoir une pièce passe directement par la GED, sans avoir à demander. Et le système supprime les relances permanentes qui nous prenaient un temps fou ! »
De nouveaux services, pour aujourd’hui et pour demain
Pour Grégory Loyez, l’usage de Cegid Loop libérera du temps pour les missions de conseil, de sorte à devenir quand il le faut le DAF externalisé de l’entreprise.
Les premières étapes ? La production de tableaux de bord plus réguliers, automatisés, moins chers, plus utiles aux dirigeant·es (puisqu’ils sont à jour) et aussi plus rentables pour le cabinet.
Parmi ces tableaux de bord, les plans de trésorerie sont aujourd’hui plébiscités :
« Nous avons eu beaucoup de demandes lors de la mise en place des PGE, et nous en aurons tout autant quand il faudra les rembourser… La visibilité est clé pour les chef·fes d’entreprise, et le suivi et l’analyse de la trésorerie en temps réel constitue une vraie avancée. Mais il y a beaucoup d’autres domaines à développer, comme par exemple le conseil en informatique de gestion, qui représentera avant 5 ans au moins 10 % de notre activité. »
Et il conclut :
« Cegid Loop est une autoroute pour l’avenir. Nous avons été premiers de cordée, ce qui nous a demandé des efforts et parfois de la patience, mais nous a permis de prendre de l’avance. Ça sera encore plus simple pour celles et ceux qui suivront ce chemin aujourd’hui. »
