Quel logiciel de coffre-fort de bulletins de paie choisir ?
Pourquoi perdre du temps et de l'argent avec le papier ? Il est temps d’offrir des services novateurs à vos salarié·es, à commencer par une solution de stockage pour leurs notes de frais & documents RH ! Aussi appelé coffre-fort électronique, cet outil vous engage dans une démarche écologique et responsable. Alors, quel logiciel de coffre-fort de bulletins de paie choisir ?
1. Payfit : l'outil qui centralise votre paie et votre SIRH
Avec Payfit, vous pouvez dire adieu aux justificatifs papier. Cet outil facilite la dématérialisation des reçus à valeur légale. Chaque note de frais saisie et validée sur PayFit débouche automatiquement sur :
une signature ;
une empreinte ;
un archivage numérique.
Toutes les conditions définies par l’Urssaf et le Fisc seront respectées pour que votre processus d'archivage de notes de frais soit toujours en conformité avec la loi.
À savoir : les fonctionnalités de Payfit sont très nombreuses. C'est pourquoi il fait aussi partie de notre classement des meilleurs logiciels de paie.
Le prix de Payfit
Jusqu'à 24 collaborateur·ices, Payfit propose 3 forfaits :
Paie à 17 € HT/collaborateur/mois ;
Paie Avancée à 25 € HT/collaborateur/mois ;
RH+ à 29 € HT/collaborateur/mois.
À ces tarifs, il faut ajouter 49 € d'abonnement mensuel.
Profitez de notre offre spéciale entre Shine et Payfit !
2. E-coffrefort : compatible avec Android et IOS
E-coffrefort facilite la dématérialisation, la distribution et l'archivage de tous les bulletins de paie et documents RH de l'entreprise. Cet outil permet un double archivage légal côté employeur et salarié (Afnor Z42-013).
Il présente d'autres points positifs, comme le fait de ne rien avoir à installer (vous pouvez accéder à ce logiciel SaaS via internet).
Enfin, le cryptage des documents est assuré. Ainsi, toutes les TPE/PME, ETI et associations qui choisissent E-coffrefort ont la certitude que leurs données sont confidentielles à chaque instant.
Le tarif d'E-coffrefort
Les coffres pro pour les entreprises sont proposés à :
12 € HT/mois pour environ 10 000 pages, 1 admin et 1 utilisateur ;
18 € HT/mois pour environ 20 000 pages, 1 admin et 5 utilisateurs ;
28 € HT/mois pour environ 40 000 pages (extensible), 1 admin et 10 utilisateurs (extensible).
3. NordLocker : pour des fichiers chiffrés de bout en bout
Vous connaissez les solutions NordVPN et NordPass ? Eh bien, l'entreprise à l'initiative de ces outils a également créé NordLocker : un service cloud pour stocker vos fichiers de façon 100 % sécurisée.
Tous les documents que vous insérerez dans NordLocker seront chiffrés grâce à l’algorithme AES-256 bits. Et avec son architecture à connaissance nulle (zero-knowledge), même NordLocker n'aura aucune idée de ce que contiennent vos fichiers stockés.
Le partage de documents est possible, mais pas le plus évident. Pour partager un fichier chiffré, il faudra indiquer l’adresse mail de la personne avec qui vous souhaitez le partager. Cette personne devra alors créer un compte sur NordLocker pour y avoir accès.
Le prix de NordLocker
Pour les entreprises, NordLocker est disponible au tarif unique de 29,99 € par mois. Cela inclut 2 TB de stockage dans le cloud, un cryptage illimité de bout en bout et un accès à un panneau d'administration 24h/24, entre autres.
4. UKG : un coffre-fort électronique privé et sécurisé
Vous souhaitez donner davantage de contrôle à vos salarié·es ? Pour cela, rien de mieux que le coffre-fort électronique simple d'utilisation !
Tous les collaborateur·ices bénéficieront d'un accès privé et sécurisé à leurs documents RH, qu'il soit actuellement dans l'entreprise ou qu'ils aient quitté la société.
Avec ses 10 Go d’espace de stockage personnel, ce coffre-fort a suffisamment de place pour conserver les documents de tous vos collègues pendant 50 ans.
Le prix d'UKG
Le prix d'UKG n'est pas communiqué sur leur site internet. En revanche, vous pouvez regarder les démos produits ou discuter avec l'équipe commerciale pour en savoir plus.
2 emails par mois pour avancer dans votre aventure entrepreneuriale.
5. Factorial : un coffre-fort numérique certifié
Pour faire un véritable tour d’horizon des meilleurs logiciels de coffre-fort de bulletins de paie, n’oublions pas Factorial.
Depuis ce coffre-fort numérique, votre salarié·e pourra télécharger le fichier de tous ses bulletins de paie en un clic.
Tout comme pour UKG, cet outil permettra à vos collaborateur·ices de gagner en autonomie. Ce seront eux les maîtres de l’archivage de leurs documents.
Le tarif de Factorial
Les créateur·ices de cette solution sont convaincu·es qu'il n'y a rien de mieux que le sur-mesure. C'est pourquoi ils se chargent d'élaborer un plan en fonction de vos besoins à partir de 5 € par mois, par utilisateur.
Pour accéder à tous les outils Factorial (gestion des employé·es, de la paie, suivi du temps, des absences et des finances) et si votre société compte moins de 15 salarié·es, comptez 119 €/mois.
💡
Il est possible d’essayer Factorial sans frais ou de demander une démo gratuite sur leur site.
Logiciel de coffre-fort de bulletins de paie : le récap'
Un logiciel de coffre-fort de bulletins de paie a beaucoup à offrir à vos salarié·es.
Leurs bulletins de paie, fiches de paie et contrats de travail seront disponibles en un seul endroit sécurisé.
Lorsqu'ils auront besoin d’un justificatif pour souscrire à un prêt immobilier ou pour remplir leur déclaration d’impôts, ils sauront où chercher.
Parallèlement, vous conserverez une copie de ces documents sous format électronique en toute sécurité.
Ne prenez plus le risque d'égarer un carton d'archive ! 📦
Pour aller plus loin, voici les meilleurs logiciels de comptabilité gratuits.
Notre outil d'aide à la comptabilité en fait bien évidemment partie.
