Qu'est-ce que les débours (ou notes de frais des indépendants) ?
Publié le 3 juillet 2022
par Théau de Maupeou
Mis à jour le 16 mai
3 min. de lecture
Publié par Théau de Maupeou
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 16 mai
3 min
Les débours désignent des frais que vous avancez pour votre client·e et que vous pourrez lui refacturer. Cette technique méconnue est peu utilisée par les indépendant·es dans leurs missions. Et pourtant, elle peut s’avérer être LA bonne solution dans certains cas, notamment pour déduire certains frais en micro-entreprise.
Nous faisons le point sur les débours, comment les utiliser et quels sont leurs avantages.
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Qu'est-ce-que les débours ?
En quelques mots, c'est la note de frais des indépendant·es. C'est une somme que vous payez au nom et pour le compte de votre client·e mais que vous pouvez aussi vous faire rembourser.
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Par exemple, vous êtes responsable événementiel d'un salon, vous avez dû poster les invitations pour vos client·es. Vous pouvez effectuer un débours sur les frais postaux.
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Quels sont les frais de débours possibles ?
Voici les dépenses qui sont couramment admises comme pouvant être des frais de débours :
les frais de transport ;
les frais de déplacement (exemples : hôtel, train) ;
l'achat de matériel ou marchandises.
⚠️
En principe, vous ne pouvez pas effectuer de note de débours pour des frais d'indemnités kilométriques, de carburant ou des frais de repas.
Quel est l’intérêt des débours ?
L'avantage principal des débours réside dans le fait que le remboursement effectué par votre client·e ne sera pas compris dans vos recettes.
Utiliser les débours présente donc 2 avantages.
1. Ne pas payer de charges sociales sur les débours
En utilisant les débours, la somme que vous rembourse votre client·e n’est pas comprise dans votre chiffre d’affaires. En conséquence, vous n’avez pas à la déclarer lors de votre déclaration de chiffre d’affaires et vous ne payez pas de charges sociales sur le montant des débours.
Si vous êtes micro-entrepreneur, c’est un avantage certain car vous ne pouvez pas déduire vos charges. À la place de la déduction de vos charges réelles, vous avez un abattement forfaitaire dépendant de la nature de votre activité (34 %, 50 % ou 71 % du CA).
2. Profiter plus longtemps du régime de la micro-entreprise
Avec les débours, vous pouvez rester en micro-entreprise plus longtemps sans dépasser les plafonds de chiffre d’affaires. En effet, grâce aux débours, vos frais ne viennent pas gonfler artificiellement votre chiffre d’affaires !
Comment procéder pour facturer des débours ?
Avant toute chose, vous devez obtenir l’accord écrit de votre client·e pour facturer des frais de débours.
Ensuite, la facture pour laquelle vous avancez les frais doit être rédigée au nom du client·e avec ses informations légales.
Vous donnerez l'original de la facture à votre client·e et garderez la copie.
📌
Dans le cas d'un responsable événementiel d'un salon qui a dû poster les invitations pour son client MIDEM. Il devra demander à La Poste d'effectuer la facture au nom de MIDEM.
Comment se faire rembourser des débours ?
Pour vous faire rembourser par votre client·e, le mieux est d’établir une note de débours comme dans l'exemple suivant que vous pourrez transmettre à votre client·e avec la facture correspondant à la mission réalisée.
Notes de débours
C’est bon ! Votre client·e peut vous rembourser.
🚨 Attention : vous ne devez pas inclure de marge pour les frais refacturés. Par exemple, si vous refacturez 15 € de frais postaux, vous ne pouvez pas demander 20 €.
Comment comptabiliser les débours ?
La comptabilisation des débours obéit à des règles spécifiques que nous vous expliquons en détail dans cet article !
À noter : si vous êtes en micro-entreprise, la partie comptabilité ne vous concerne pas puisque vous devez simplement tenir un livre de recettes.
Dans ce cas, vous pouvez inscrire les débours dans votre livre de recettes (en précisant bien que ce sont des débours). Il est surtout capital de bien conserver les factures et les justificatifs d’achat.
Récap’ sur les débours
Bien que méconnus, les frais de débours sont donc très utiles en micro-entreprise !
Ils permettent de facturer des achats réalisés au nom et pour le compte du client·e sans avoir à payer des cotisations sociales dessus.
Ils doivent cependant respecter certaines règles : établir une note de débours, avoir l’accord du client·e et ne pas facturer de marge.
Vous devez toujours conserver tous les justificatifs et factures en cas de contrôle fiscal.
Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre article sur comment facturer le remboursement de frais.
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