Top 5 des meilleurs outils de communication d’équipe
Si le bon fonctionnement d’une équipe tenait à un mot, ce serait “communication”. Pouvoir échanger à n’importe quel moment et n’importe où est essentiel, notamment depuis la démocratisation du télétravail. Si vous recherchez des logiciels pour faciliter les interactions, notre top 5 des meilleurs outils de communication d’équipe va vous intéresser !
1. Slack : l’outil adapté à toutes les équipes
Parmi les outils de communication d’équipe les plus utilisés dans le monde, Slack est une interface simple d’utilisation. Elle permet de créer différents “canaux” autour de diverses thématiques.
Par exemple, il est possible de dédier un canal par client·e, ou des canaux distincts pour chaque projet au sein de l’équipe communication.
Pour un·e chef·fe d’entreprise, ces fonctionnalités présentent l’avantage de pouvoir s’adresser directement à un groupe d’employé·e·s affecté à un projet en particulier.
Les micro-entrepreneurs et micro-entrepreneuses proposant des prestations de services sont également accros à Slack. Depuis une seule interface, ils peuvent accéder à divers environnements de travail et centraliser leurs échanges avec différentes entreprises.
Cela peut notamment s’avérer pratique pour un traducteur ou une traductrice indépendant·e qui travaille avec plusieurs agences de communication présentes sur Slack. Slack offre également la possibilité de mettre en place des conversations privées entre deux membres d’un même espace de travail.
Vous êtes régulièrement sur la route ? Pas de panique : Slack est disponible sur nos téléphones, nos ordinateurs et nos tablettes ! 💻
Côté tarification, Slack offre différentes options d’utilisation :
Propriétaires ;
Administrateur·rice·s ;
Membres ;
Invité·e·s, etc.
La version gratuite de Slack permet d’utiliser l’outil, mais avec un historique limité. Vous pourrez échanger et lire les messages de votre équipe, mais ceux-ci s’effaceront au fur et à mesure que de nouveaux messages seront postés.
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2. Zoom : l'outil idéal pour mieux communiquer
Échanger par message, c’est bien, mais discuter de vive voix, c’est encore mieux !
C’est pourquoi il est indispensable de choisir le meilleur logiciel de visioconférence pour optimiser la communication au sein de votre équipe.
Propulsé au sommet durant la pandémie de Covid-19, Zoom contribue encore aujourd’hui à créer du lien entre des équipes fonctionnant à distance. Il seconde les réunions physiques, les pauses café lorsque les salarié·e·s sont toutes et tous chez eux.
Outre des échanges virtuels fluides, cet outil de communication d’équipe permet :
D’utiliser une messagerie de groupe ;
Partager des documents ;
Protéger les données des utilisateurs et utilisatrices par codes d’accès, chiffrement ou signature audio.
Sur Zoom, le forfait le plus élevé vous permet d’inviter jusqu’à 1 000 participant·e·s à vos visioconférences !
Les quatre autres forfaits disponibles proposent diverses fonctionnalités de stockage et de durée, dont un forfait gratuit avec lequel vous pouvez inclure 100 personnes à une réunion virtuelle pendant 40 minutes maximum. En souscrivant à l'abonnement “Entreprise”, vous pourrez créer des salles de réunion ou générer des sous-titres traduits. Cette option peut s’avérer utile si vous traitez avec des clients et clientes à l’international.
Comme Slack, Zoom est accessible sur ordinateur ou smartphone et peut être utilisé très facilement sans instructions préalables.
🎙️
Une fonction d’enregistrement permet de diffuser la visioconférence à celles et ceux qui n’ont pas pu y assister. Pratique dans les cas où la réunion est décidée d’urgence et que tout le monde n’a pas pu se libérer !
3. Yammer : l'outil de com' aux allures de réseau social
Racheté par Microsoft, Yammer complète la liste des meilleurs outils de communication d’équipe avec brio.
Conçu comme un réseau social, Yammer est certainement l’outil le plus polyvalent de cette sélection. Ses fonctionnalités offrent une expérience utilisateur proche de Facebook. Vous pouvez :
Créer des groupes (privés ou publics) ;
Recevoir des notifications ;
Papoter en toute confidentialité via les messages privés ;
Avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours ;
Créer des sondages ;
Publier des compliments adressés à des membres en particulier, etc.
Sur la page d’accueil apparaît l’ensemble des publications récentes sur les groupes auxquels vous appartenez. Cet affichage permet d’interagir sur les différents projets depuis une seule et même page. Comme sur certains réseaux sociaux classiques comme Instagram, il est possible de commenter, de partager ou d’aimer une publication ! ❤️
Yammer propose également une fonction « tag » qui permet d’identifier des personnes directement dans la publication. Grâce à cette fonctionnalité, ces dernières sont notifiées des diverses évolutions de la conversation.
🖥️
Yammer est accessible sur ordinateur ou smartphone au moyen d’une adresse mail. L’outil est désormais inclus dans plusieurs offres Microsoft 365 payantes et peut être intégré au logiciel de visioconférence Teams.
Les bons outils pour développer votre activité.
4. Teams : un logiciel pour des réunions fluides
Quand on parle du loup… 🐺
Teams est un espace de travail collaboratif de renom ! Il a pour vocation de fluidifier les échanges entre les employé·e·s d’une entreprise grâce à des fonctionnalités simples, mais efficaces. L’interface Teams propose notamment une fonction chat, pour les discussions rapides sur les projets, mais aussi un système d’appels audio et de visioconférence.
Cette dernière fonctionnalité, la principale, s’accompagne de diverses options pour organiser des réunions pratiques et complètes, et ce même si elles sont virtuelles. Il est par exemple possible d’ajouter des documents et des notes à l’événement afin que les participant·e·s puissent les consulter à l’avance.
L’outil appartient également à Microsoft, il est intégré à certaines suites Microsoft 365, ce qui permet de créer des documents pendant une réunion sans avoir à ouvrir d’autres logiciels ou onglets. Tous ces fichiers seront ensuite accessibles pour celles et ceux qui n’ont pu assister à la visioconférence, tout comme l’enregistrement de la vidéo.
👥
Le nombre de participant·e·s à une réunion et la durée des appels sont déterminés par l’option choisie. La version gratuite permet de réunir 100 personnes durant 60 minutes maximum.
5. Workplace : l'outil de communication tout-en-un
Similaire à Yammer, et donc à Facebook, Workplace regroupe plusieurs fonctionnalités des applications Google.
Parmi les services et logiciels qui y sont réunis, on trouve notamment :
👉 Gmail ;
👉 Google Chat ;
👉 Google Meet ;
👉 Google Agenda ;
👉 Google Drive ;
👉 Google Docs ;
👉 Sheets ;
👉 Slides.
Des outils variés, donc, qui permettent de collaborer sur divers aspects de l’environnement de travail.
L’interface Workplace se présente comme une plateforme de communication classique, avec un fil d’actualité et les différents groupes et personnes liés à vos projets.
Les publications fonctionnent sur la base des trois fonctionnalités :
« J’aime » ❤️ ;
« Commenter » ✍️ ;
« Partager » 📩.
Workplace dispose aussi d’une messagerie instantanée intégrée (Work Chat), similaire aux applications de chat les plus célèbres.
Ces similitudes avec des outils connus permettent d’ailleurs une utilisation aisée et rapide, ce qui peut être un véritable atout lors de la mise en place. Grâce à Google Meets et Google Docs, il est également possible d’organiser des visioconférences ou de travailler en commun sur un même document.
💡
L’ensemble des applications Google sont comprises dans les différents forfaits payants. La différence entre les abonnements se joue au niveau des options de stockage, de sécurité et d’assistance.
Outils de communication d’équipe : le récap'
Vous l’aurez compris, les outils de communication d’équipe présentés dans cet article peuvent vous offrir un gain de temps non négligeable.
Pour rappel, nous parlons bien de :
Slack ;
Zoom ;
Yammer ;
Teams ;
Workplace.
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